Dein Support-Team wird täglich mit denselben Fragen am Telefon konfrontiert – "Wie ist der Stand meiner Bestellung?", "Wie kann ich mein Passwort zurücksetzen?". Solche Routineanfragen kosten Zeit, blockieren die Leitungen und lassen Kunden in Warteschleifen feststecken. Wäre es nicht genial, diese Routineanfragen einfach zu automatisieren? In diesem Blogartikel erfährst du, wie KI am Telefon genau das möglich macht: Sie beantwortet gängige Fragen binnen Sekunden, entlastet dein Team und sorgt für zufriedenere Kund:innen.
Routineanfragen am Telefon – ein Zeitfresser im Kundenservice
Viele Unternehmen kämpfen mit einer Flut von Routineanrufen. Kund:innen möchten einfache Auskünfte, doch jeder Anruf muss von einem Menschen entgegengenommen werden. Das verursacht Wartezeiten und bindet Ressourcen, die an anderer Stelle fehlen. Ein klassischer telefonischer Support lässt sich zudem nur schwer skalieren – ein hohes Anrufaufkommen führt oft zu langen Warteschleifen oder deutlich höheren Personalkosten. Diese Probleme führen zu verpassten Chancen, unzufriedenen Kunden und gestressten Mitarbeitern:
Personalmangel: Außerhalb der Kernarbeitszeiten stehen oft nicht genug Mitarbeitende bereit, um ein hohes Anrufaufkommen abzudecken. Eine einzelne Supportkraft kann immer nur ein Gespräch gleichzeitig führen, und neue Mitarbeitende zu finden ist kostenintensiv.
Lange Wartezeiten: Sind alle Leitungen besetzt, hängen Kunden frustriert in Endlosschleifen oder stoßen auf Besetztzeichen. Wichtige Anfragen gehen dadurch verloren.
Begrenzte Skalierbarkeit: Bei plötzlichen Spitzen (z.B. während Störungen oder Marketing-Aktionen) stoßen menschliche Teams schnell an ihre Grenzen. Zusätzliches Personal bereitzustellen ist teuer und zeitaufwändig, und Überlastung lässt die Servicequalität leiden.
All das mindert die Serviceerfahrung. Kunden erwarten heute schnelle, jederzeit verfügbare Hilfe – doch mit traditionellen Mitteln ist das kaum zu bewältigen. Hier kommt künstliche Intelligenz ins Spiel.
Lösung: KI-Telefonassistent smao automatisiert Routineanfragen
Genau hier setzt der KI-Telefonassistent smao an. Die Vision dahinter: Routine-Kommunikation automatisieren, damit dein Team entlastet wird und sich auf komplexere Aufgaben konzentrieren kann – und das alles effizient und 100 % datenschutzkonform. smao übernimmt eingehende Anrufe als erster Ansprechpartner und beantwortet häufige Fragen vollautomatisch. Kein Anruf bleibt mehr unbeantwortet – geht ein Anruf ein, meldet sich sofort der digitale Assistent. In Echtzeit erkennt die KI das Anliegen des Anrufers, analysiert seine Worte und Absichten. Häufige oder einfache Fragen beantwortet das System eigenständig anhand einer hinterlegten Wissensdatenbank – Standardanfragen können so innerhalb von Sekunden gelöst werden.
Komplexere Fälle werden intelligent weitergeleitet: Erkennt die KI, dass spezielles Fachwissen nötig ist, verbindet sie den Anruf gezielt mit der richtigen Ansprechperson im Team. Alle relevanten Infos aus dem bisherigen Gespräch übergibt smao dabei an diese Person – auf Wunsch sogar als automatisch erstelltes Ticket mit Gesprächszusammenfassung –, sodass kein Informationsverlust entsteht und der Kunde sein Anliegen nicht erneut schildern muss. Durch diese smarte Arbeitsteilung kann dein Support-Team effizient mit der KI zusammenarbeiten: Routineanfragen filtert das System heraus und löst sie autonom, während sich die Mitarbeiter auf anspruchsvollere Probleme konzentrieren.
as Ergebnis sind schnellere Lösungszeiten und zufriedenere Kunden.
Die Implementierung ist unkompliziert: Die cloudbasierte Plattform von smao integriert sich innerhalb weniger Minuten in eure bestehende Softwarelandschaft. Über One-Click-Anbindungen zu über 50 gängigen Systemen – von CRM- und Ticketsystemen bis hin zu Wissensdatenbanken – fließen Anrufdaten, Tickets und Informationen nahtlos in eure Workflows ein. Eure Mitarbeiter können also wie gewohnt in ihren vertrauten Tools weiterarbeiten, während der KI-Assistent im Hintergrund die Routineaufgaben übernimmt.
Praxisbeispiele: KI am Telefon in Aktion
Wie sieht das konkret aus? Ein Beispiel liefert die IT-Branche: Systemhäuser müssen oft einen 24/7-Support garantieren, was personell kaum zu stemmen ist. Mit dem KI-Assistenten von smao bleiben sie dennoch rund um die Uhr erreichbar – ohne teure Nachtschichten oder Wochenenddienste. Dabei erledigt smao Routinetätigkeiten wie das Entgegennehmen von Störungsmeldungen, das Stellen erster Diagnosefragen oder das Weiterleiten an die richtige Fachperson im technischen Team automatisiert und zuverlässig. Sollte außerhalb der Bürozeiten ein Problem eskalieren, nimmt der Assistent vorab alle wichtigen Informationen auf und gibt sie an den Bereitschaftsdienst weiter, sodass kein dringender Hilferuf ins Leere läuft.
Auch andere Branchen profitieren von der automatisierten Telefonassistenz. Im Gesundheitswesen – etwa Arztpraxen mit hohem Anrufaufkommen – kann die KI Routineanfragen beantworten oder Termine koordinieren. Im Handel und E-Commerce werden Kundenanfragen zu Bestellungen, Lieferstatus oder Öffnungszeiten automatisch beantwortet, ohne dass ein Teammitglied eingreifen muss. Und in der Industrie unterstützt der Telefonassistent den technischen Support für Maschinen und Geräte, indem er häufige Fragen selbst löst oder Anrufe an die passenden Fachleute weiterleitet. Überall dort, wo täglich viele Anrufe eingehen, bietet ein KI-Telefonassistent enorme Entlastung. Unternehmen jeder Größe erhalten die Chance, ihren Kundenservice zu skalieren und zu professionalisieren, ohne dass die Kosten explodieren.
DSGVO-Konformität und DE-Hosting: Vertrauenswürdige Automatisierung
Im Kundenservice gilt: Ohne Vertrauen kein Erfolg. Daher hat Datenschutz bei KI-Lösungen oberste Priorität. smao wurde in Deutschland entwickelt und die Plattform arbeitet vollständig DSGVO-konform, sodass Unternehmen sich keine Sorgen um die Einhaltung der Datenschutzvorgaben machen müssen. Alle Gespräche und Daten werden gemäß den strengen Vorgaben der DSGVO verarbeitet – ein entscheidender Vorteil gegenüber manch anderen Lösungen, bei denen Unsicherheit hinsichtlich der Datenverarbeitung besteht. Darüber hinaus wird die Lösung in deutschen Rechenzentren gehostet, sodass sensible Kundeninformationen das EU-Datenschutzgebiet nicht verlassen. Dein Unternehmen behält dabei die volle Kontrolle über alle Support-Daten. Automatisierung geht hier Hand in Hand mit Datensicherheit – du kannst KI am Telefon also vertrauensvoll einsetzen.
Fazit: Mit KI-Telefonassistenz zu effizienterem Kundenservice
Routineanfragen am Telefon zu automatisieren bedeutet: zufriedene Kund:innen, entlastete Mitarbeiter und ein effizienterer Betrieb. Die Entwicklung zeigt, dass Lösungen wie smao schon bald zum neuen Standard in der Kundenkommunikation werden. Was heute noch ein innovativer Vorsprung ist, wird morgen für viele Betriebe selbstverständlich sein – immer erreichbar, immer kompetent, immer Datenschutz-konform. Unternehmen, die früh auf Voice-AI setzen, verschaffen sich jetzt einen Wettbewerbsvorteil in Sachen Servicequalität und Skalierbarkeit.
Warum also warten? Jetzt ist der ideale Zeitpunkt, um deinen Telefonsupport auf das nächste Level zu heben und Routineanfragen per KI zu automatisieren. Lade dir unser Whitepaper herunter, wenn du mehr Details und Best Practices erfahren möchtest. Tausche dich auch gern in unserer Community mit anderen über KI im Kundenservice aus. Und wenn du smao in Aktion erleben willst, kontaktiere uns für eine persönliche Demo – wir helfen dir dabei, deinen Kundenservice zukunftsfähig zu machen.
