Allgemeine Geschäftsbedingungen 

Allgemeine Geschäftsbedingungen von smao GmbH, 

Glogauer Str. 5, 10999 Berlin 
(im Folgenden „Anbieter“) 
für die Nutzung der Anwendung smao 

1. Allgemeine Bestimmungen und Leistungsgegenstand 

1.1 Der Anbieter stellt seinen Kunden eine webbasierte Software (Software as a Service) einschließlich Wartung und Pflege nach Maßgabe dieser AGB zur Verfügung. 

1.2 Die vom Anbieter angebotenen Leistungen richten sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB und Freiberufler. Es werden keine Verträge mit Verbrauchern/Privatpersonen im Sinne des § 13 BGB geschlossen. 

1.3 Von diesen Geschäftsbedingungen abweichende AGB, die durch den Kunden verwendet werden, erkennt der Anbieter – vorbehaltlich einer ausdrücklichen Zustimmung – nicht an. Individuell vereinbarte Leistungen gehen den Regelungen dieser AGB vor. 

2. Vertragsgegenstand und Leistungen 

2.1 Der Anbieter stellt dem Kunden eine Software (nachfolgend „smao“) zur Verfügung, mit der dieser einen digitalen Telefonservice bzw. Telefon-Assistenten einrichten und betreiben kann. So kann smao mittels Einsatzes einer KI insbesondere externe, an den Kunden gerichtete Anfragen automatisiert bearbeiten, aufbereiten, weiterleiten sowie ggf. Folgeszenarien der Anfrage anbieten. Der aktuelle Funktionsumfang von smao ergibt sich aus der jeweiligen Leistungsbeschreibung im Angebot oder auf der Webseite. 

2.2 Vertragsgegenstand ist ausschließlich die Überlassung der Software zur Nutzung über das Internet sowie die Einräumung von Speicherplatz auf den Servern des Anbieters. Zu diesem Zweck richtet der Anbieter smao auf einem Server ein, der über das Internet für den Kunden erreichbar ist. Kunden erhalten vom Anbieter die Zugangsdaten zu smao und können die Software im Rahmen der vertraglichen Vereinbarung über ein Dashboard selbst konfigurieren. 

2.3 Der Anbieter beseitigt nach Maßgabe der technischen Möglichkeiten unverzüglich sämtliche Softwarefehler. Ein Fehler liegt insbesondere dann vor, wenn smao die in der Leistungsbeschreibung angegebenen Funktionen nicht erfüllt, fehlerhafte Ergebnisse liefert oder in anderer Weise nicht funktionsgerecht arbeitet, sodass die Nutzung von smao nicht oder nur eingeschränkt möglich ist. 

2.4 Der Anbieter erbringt seine Leistungen unter Beachtung des jeweiligen Stands der Technik. Er entwickelt smao kontinuierlich weiter und verbessert es durch regelmäßige Updates und Upgrades. 

2.5 Die Verfügbarkeit von smao beträgt 98,5 % im Jahresdurchschnitt einschließlich Wartungsarbeiten, jedoch darf die Verfügbarkeit nicht länger als zwei Kalendertage in Folge beeinträchtigt oder unterbrochen sein. Hiervon ausgenommen sind notwendige reguläre Wartungsarbeiten sowie Zeiträume, in denen die Verfügbarkeit aufgrund von Ereignissen eingeschränkt wird, die der Anbieter nicht zu vertreten hat (z. B. höhere Gewalt, Handlungen Dritter oder Änderungen der Rechtslage). 

3. Nutzungsrechte an der Software 

3.1 Der Anbieter räumt dem Kunden das nicht ausschließliche und nicht übertragbare Recht ein, smao während der Dauer des Vertrages im Rahmen der SaaS-Dienste bestimmungsgemäß zu nutzen. Der Kunde darf smao nur bearbeiten oder vervielfältigen, soweit dies in der jeweiligen Leistungsbeschreibung vorgesehen ist. Zur notwendigen Vervielfältigung zählt das Laden von smao in den Arbeitsspeicher auf dem Server/Computer des Kunden, nicht jedoch die auch nur vorübergehende Installation oder das Speichern von smao auf Datenträgern (z. B. Festplatten) der vom Kunden eingesetzten Hardware. 

3.2 Der Kunde ist nicht berechtigt, smao oder den zur Verfügung gestellten Speicherplatz Dritten teilweise oder vollständig, entgeltlich oder unentgeltlich zur Nutzung zu überlassen. Eine Weitervermietung von smao ist dem Kunden ausdrücklich untersagt. 

4. Einräumung von Speicherplatz 

4.1 Der Anbieter überlässt dem Kunden Speicherplatz auf einem Server zur Speicherung der für die Nutzung von smao erforderlichen Daten. Sofern der Speicherplatz begrenzt ist, wird dies dem Kunden bei Vertragsschluss mitgeteilt. Sämtliche Details zur Auftragsverarbeitung, Datenspeicherung und Datensicherheit (insbesondere zum Umgang mit personenbezogenen Daten, Backups und technischen sowie organisatorischen Maßnahmen) ergeben sich aus Anlage A1. 

4.2 Auf Basis der in Anlage A1 – AVV enthaltenen Regelungen stellt der Anbieter sicher, dass eine ordnungsgemäße Verarbeitung und Aufbewahrung der (ggf. personenbezogenen) Daten erfolgt und dass eine sichere Anbindung an das Internet gewährleistet ist. 

4.3 Der Kunde bleibt in jedem Fall alleinberechtigt an seinen Daten; Einzelheiten über etwaige Herausgabeansprüche und Aufbewahrungsfristen richten sich nach Anlage A1. 

5. Testzugang 

5.1 Kunden, die noch nie registriert waren (Neukunden), kann der Anbieter nach Registrierung einen kostenfreien Testzugang für 14 Tage mit einem Kontingent von 50 Minuten einräumen. 

5.2 Nach der Erstellung eines Benutzerkontos durch Eingabe der erforderlichen Pflichtangaben und Bestätigung der Registrierung wird dem Kunden automatisch ein kostenfreier Testzugang für 14 Tage mit einem Nutzungskontingent von 50 Minuten gewährt. Der Testzeitraum beginnt unmittelbar mit Abschluss der Registrierung. 

5.3 Der kostenfreie Testzugang ermöglicht es dem Kunden, smao und seine Funktionen für den festgelegten Zeitraum (14 Tage) oder bis zur Ausschöpfung des Minutenkontingents (50 Minuten) kostenfrei zu nutzen, je nachdem, was zuerst eintritt. 

5.4 Der Anbieter behält sich vor, die Leistungen von smao im Testzeitraum jederzeit in ihrer Ausgestaltung und ihrem Umfang zu ändern, insbesondere einzuschränken oder einzustellen. 

5.5 Beide Parteien können den Testzugang während des Testzeitraums ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist kündigen. 

5.6 Nach Ablauf des Testzeitraums oder bei Ausschöpfung des Minutenkontingents endet der Testzugang automatisch. Eine Weiternutzung von smao setzt den aktiven Abschluss eines kostenpflichtigen Abonnements durch den Kunden voraus. Der Anbieter wird den Kunden rechtzeitig vor Ablauf des Testzeitraums über die verfügbaren Abonnement-Optionen informieren. 

6. Support 

6.1 Anwendungs- oder Softwareprobleme werden im Rahmen des Supports durch den Anbieter bearbeitet. Der Support ist grundsätzlich werktags von Montag bis Freitag, 09:00 – 18:00 Uhr, gewährleistet. Supportanfragen sind über die hierfür vorgesehene Kontaktmöglichkeit auf der Webseite oder ein ggf. bereitgestelltes Ticketsystem einzureichen. Anfragen werden während der regulären Geschäftszeiten in der Reihenfolge ihres Eingangs bearbeitet. 

7. Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) 

7.1 Der Anbieter ist berechtigt, im Rahmen der Leistungserbringung Technologien der Künstlichen Intelligenz (KI) zur Erstellung von Inhalten (z. B. Text, Bild, Ton oder Video) einzusetzen. Die Einzelheiten, insbesondere zur datenschutzkonformen Nutzung, ergeben sich aus Anlage A1. 

7.2 Der Anbieter sichert zu, dass Inhalte, die ganz oder teilweise mit KI erstellt wurden, keine Rechte Dritter verletzen. Sofern an KI-generierten Inhalten ausschließliche Nutzungsrechte übertragen werden sollen, wird der Anbieter sicherstellen, dass eine solche Übertragung möglich ist (z. B. durch Abwandlung der KI-generierten Ergebnisse). 

7.3 Eine gesonderte Kennzeichnung von KI-generierten Inhalten ist nur geschuldet, wenn und soweit sie gesetzlich vorgeschrieben ist oder soweit absehbar ist, dass eine solche Kennzeichnungspflicht in Zukunft gesetzlich eingeführt wird. 

7.4 Der Anbieter prüft und aktualisiert das KI-System regelmäßig. 

7.5 Transparenzpflichten und rechtliche Anforderungen 

Der Kunde ist verpflichtet, bei der Nutzung von smao sämtliche gesetzlichen Anforderungen einzuhalten, insbesondere: 

a) EU-AI-Act (Verordnung EU 2024/1689):  

   - Natürliche Personen müssen unverzüglich darüber informiert werden, dass sie mit einem KI-System interagieren (Art. 50 Abs. 1), es sei denn, dies ist offensichtlich 

   - Der Hinweis muss klar und verständlich zu Beginn jedes Anrufs erfolgen (z.B. "Dieser Anruf wird von einem KI-Assistenten bearbeitet") 

   - Die Information muss in der jeweiligen Sprache des Anrufers bereitgestellt werden 

b) Telefonwerbung und Outbound-Anrufe (§ 7 UWG): 

   - B2C-Anrufe: Ausdrückliche vorherige Einwilligung zwingend erforderlich 

   - B2B-Anrufe: Mutmaßliche oder ausdrückliche Einwilligung erforderlich 

   - Automatische Anrufmaschinen: Stets ausdrückliche Einwilligung erforderlich 

   - Dokumentation und Nachweis aller Einwilligungen 

   - Unverzügliche Beachtung von Widerrufen 

c) Datenschutz bei Gesprächsaufzeichnungen: 

   - Keine heimlichen Mitschnitte (§ 201 StGB) 

   - Einwilligung aller Gesprächsteilnehmer erforderlich 

   - Transparente Information über Aufzeichnung 

Bei Verstößen ist der Anbieter zur sofortigen Sperrung und außerordentlichen Kündigung berechtigt. 

8. Beeinträchtigung der Erreichbarkeit 

8.1 Anpassungen, Änderungen und Ergänzungen der vertragsgegenständlichen Anwendung sowie Maßnahmen, die der Feststellung und Behebung von Funktionsstörungen dienen, führen nur dann zu einer vorübergehenden Unterbrechung oder Beeinträchtigung der Erreichbarkeit, wenn dies aus technischen Gründen unvermeidlich ist. 

8.2 Die Überwachung der Grundfunktionen von smao erfolgt täglich. Die Wartung der SaaS-Dienste ist grundsätzlich werktags von Montag bis Freitag, 09:00 – 18:00 Uhr, gewährleistet. Bei schweren Fehlern, die eine Nutzung von smao unmöglich oder nur ernsthaft eingeschränkt machen, wird die Wartung binnen 3 Stunden ab Kenntnis oder Information durch den Kunden eingeleitet. Der Anbieter wird den Kunden umgehend über die Wartungsarbeiten informieren und diese so schnell wie technisch möglich durchführen. Sollte die Fehlerbehebung nicht innerhalb von 12 Stunden möglich sein, informiert der Anbieter den Kunden innerhalb von 24 Stunden per E-Mail über Gründe und voraussichtlichen Zeitraum der Fehlerbeseitigung. 

9. Pflichten des Kunden 

9.1 Der Kunde ist verpflichtet, die bei seiner Anmeldung gemachten Angaben aktuell zu halten und Verstöße gegen diese AGB sowie geltendes Recht zu unterlassen. Er hat sicherzustellen, dass Forderungen des Anbieters fristgerecht beglichen werden. Weiterhin darf nur der Kunde selbst seinen Account nutzen; Zugangsdaten sind vertraulich zu behandeln und vor dem Zugriff Dritter zu schützen. Verletzt der Kunde diese Pflicht schuldhaft, haftet er für daraus entstehende Schäden. 

9.2 Der Kunde hat smao ausschließlich zum vorgesehenen Zweck zu verwenden und sämtliche vertraglichen sowie gesetzlichen Vorschriften bei der Nutzung von smao einzuhalten. Insbesondere ist es dem Kunden untersagt: 

- sich mehrfach unter verschiedenen Identitäten zu registrieren, 

- falsche oder irreführende Behauptungen über smao zu verbreiten, 

- gegen diese AGB oder geltendes Recht zu verstoßen, 

- Daten automatisiert abzurufen (z. B. mittels Crawlern), 

- Inhalte zu verbreiten, die gegen geltendes Recht oder die guten Sitten verstoßen, 

- smao für rechtswidrige Telefonwerbung zu nutzen oder erforderliche Einwilligungen nicht einzuholen, 

- die gesetzlichen Transparenzpflichten (EU-AI-Act) nicht einzuhalten, 

- heimliche Gesprächsaufzeichnungen ohne Einwilligung aller Beteiligten vorzunehmen, 

- Notrufe (110, 112) weiterzuleiten, zu bearbeiten oder entgegenzunehmen, 

- smao in sicherheitskritischen Umgebungen (medizinische Notfalldienste, Rettungsleitstellen, kritische Infrastrukturen) ohne gesondertes Service Level Agreement einzusetzen, 

- besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) ohne Rechtsgrundlage zu verarbeiten, 

- automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung ohne erforderliche Garantien (Art. 22 DSGVO) zu treffen. 

9.3 Unbeschadet der Regelungen in Anlage A1 ist der Kunde selbst verantwortlich für die ordnungsgemäße Eingabe und Pflege der Daten, die er in smao verarbeitet. Sofern ein Datenverlust entsteht, für den der Anbieter einzustehen hat, beschränkt sich die Haftung des Anbieters auf den Wiederherstellungsaufwand hinsichtlich der Daten, die auch bei ordnungsgemäßer Datensicherung durch den Kunden verloren gegangen wären. 

9.4 Der Kunde ist verpflichtet, Inhalte, die er in smao eingibt, vorab auf Viren oder sonstige schädliche Komponenten zu prüfen und hierfür angemessene Virenschutzprogramme einzusetzen. 

9.5 Soweit der Kunde Inhalte auf den ihm zugewiesenen Speicherplatz hochlädt, hat er sicherzustellen, dass diese Inhalte keine Rechte Dritter verletzen oder gegen geltendes Recht verstoßen. Weitere Details zu Verantwortlichkeiten und Pflichten bei der Datenverarbeitung ergeben sich aus Anlage A1. 

10. Vergütung 

10.1 Der Kunde verpflichtet sich, dem Anbieter für die Überlassung von smao und die Einräumung des Speicherplatzes das vereinbarte Entgelt in den vereinbarten Intervallen zu bezahlen. Die Preise und Tarife werden dem Kunden vor Vertragsschluss mitgeteilt. 

10.2 Einwendungen gegen die Abrechnung der vom Anbieter erbrachten Leistungen hat der Kunde innerhalb einer Frist von acht Wochen nach Zugang der Rechnung schriftlich bei der auf der Rechnung angegebenen Stelle zu erheben. Nach Ablauf dieser Frist gilt die Abrechnung als genehmigt. Der Anbieter wird den Kunden mit Übersendung der Rechnung auf die Bedeutung seines Schweigens hinweisen. 

10.3 Abrechnungsmodalitäten 

a) Die Abrechnung der Telefonieminuten erfolgt pro angebrochener  

   Minute. Jede angebrochene Minute wird als volle Minute berechnet. 

b) Unabhängig vom Kalendersystem gelten folgende Abrechnungszeiträume: 

   - Ein Abrechnungsmonat umfasst stets 30 Tage 

   - Ein Abrechnungsjahr umfasst 360 Tage (12 x 30 Tage) 

c) Die Abrechnung erfolgt grundsätzlich alle 30 Tage im Voraus,  

   unabhängig von der gewählten Vertragslaufzeit (Monats- oder  

   Jahresabonnement). Bei Jahrestarifen gewährt der Anbieter einen  

   Rabatt auf den regulären Monatspreis gemäß aktueller Preisliste. 

d) Im gewählten Tarif enthaltene Inklusivminuten gelten ausschließlich  

   für den jeweiligen 30-Tage-Abrechnungszeitraum und verfallen bei  

   Nichtnutzung. Eine Übertragung in Folgezeiträume ist ausgeschlossen. 

e) Der Abrechnungszeitraum beginnt mit dem Tag der Freischaltung  

   des kostenpflichtigen Abonnements und nicht mit dem Kalenderbeginn  

   eines Monats. 

f) Zusätzliche kostenpflichtige Leistungen wie SMS-Versand,  

   WhatsApp-Nachrichten oder Extra-Assistenten werden gemäß der  

   aktuellen Preisliste auf der Website des Anbieters gesondert  

   berechnet und zusammen mit der regulären Monatsabrechnung  

   in Rechnung gestellt. 

11. Sperrung und unzulässige Inhalte 

11.1 Der Anbieter ist berechtigt, smao zu sperren, wenn der Kunde mit mindestens einer vollen Zahlungsrate in Verzug gerät oder wenn Teilbeträge offener Zahlungsraten sich auf eine volle Rate summieren. Die Sperrung entbindet nicht von der Zahlungspflicht. 

11.2 In smao dürfen keine Inhalte gespeichert werden, die geltendes Recht oder Rechte Dritter verletzen oder gegen die guten Sitten verstoßen (z. B. pornografische, extremistische, gewaltverherrlichende Inhalte). Erkennt der Anbieter einen Verstoß, kann er die betreffenden Inhalte sperren oder löschen und den Kunden auffordern, Stellung zu nehmen. Bei schwerwiegenden oder wiederholten Verstößen ist der Anbieter zur fristlosen Kündigung berechtigt. 

12. Mängelgewährleistung 

12.1 Der Anbieter garantiert die Funktions- und Betriebsbereitschaft von smao im Rahmen der gesetzlichen Mängelgewährleistungsvorschriften und nach Maßgabe dieser AGB. 

13. Haftung und Freistellung 

13.1 Der Anbieter haftet uneingeschränkt bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, aufgrund eines Garantieversprechens (sofern vereinbart) oder aufgrund zwingender gesetzlicher Vorschriften (z. B. Produkthaftungsgesetz). Bei fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten ist die Haftung des Anbieters auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Im Übrigen ist eine Haftung ausgeschlossen. 

13.2 Die vorstehenden Haftungsregelungen gelten auch für die gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters. 

13.3 Der Kunde stellt den Anbieter von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die aus einer rechts- oder vertragswidrigen Nutzung von smao durch den Kunden resultieren. Dies umfasst insbesondere: 

- Verstöße gegen § 7 UWG (unerlaubte Telefonwerbung) 

- Verletzungen des EU-AI-Act (fehlende Transparenz) 

- Verstöße gegen § 201 StGB (heimliche Aufzeichnungen) 

- Datenschutzverstöße nach DSGVO 

- Sämtliche Abmahnkosten, Bußgelder und Rechtsverteidigungskosten 

14. Laufzeit, Kündigung 

14.1 Nach dem aktiven Abschluss eines kostenpflichtigen Abonnements  

durch den Kunden gelten folgende Laufzeiten und Kündigungsfristen: 

a) Monatstarif: 

   - Mindestlaufzeit: 30 Tage 

   - Kündigungsfrist: 14 Tage zum Ende des jeweiligen 30-Tage-Zeitraums 

   - Automatische Verlängerung: Um jeweils weitere 30 Tage, sofern  

     nicht fristgerecht gekündigt wurde 

b) Jahrestarif: 

   - Mindestlaufzeit: 360 Tage (12 x 30 Tage)   

   - Kündigungsfrist: 3 Monate zum Laufzeitende 

   - Automatische Verlängerung: Um jeweils weitere 360 Tage, sofern  

     nicht fristgerecht gekündigt wurde 

Die Abrechnung erfolgt in beiden Fällen in 30-Tage-Intervallen im Voraus. 

Das Recht zur außerordentlichen, fristlosen Kündigung aus wichtigem  

Grund bleibt unberührt, insbesondere bei Zahlungsverzug oder  

wesentlichen Verstößen gegen diese AGB. 

14.2 Bereits beglichene Entgelte für laufende Buchungsperioden werden im Falle einer vorzeitigen Kündigung nicht erstattet, soweit nicht gesetzliche Rückerstattungsansprüche (z. B. wegen Mängelgewährleistung) bestehen. 

15. Herausgabe und Löschung der Daten nach Vertragsbeendigung 

15.1 Nach Vertragsbeendigung erfolgt die Herausgabe bzw. Löschung der beim Anbieter gespeicherten Daten gemäß den in Anlage A1 vereinbarten Regelungen. Ein Anspruch auf Überlassung von Software zur weiteren Nutzung der Daten besteht nicht. 

16. Vertraulichkeit und Geheimhaltung 

16.1 Der Anbieter ist verpflichtet, sämtliche ihm im Rahmen der Vertragsdurchführung bekannt gewordenen vertraulichen Informationen des Kunden streng vertraulich zu behandeln. Dies schließt insbesondere Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse ein. Eine Weitergabe an Dritte darf nur erfolgen, soweit dies für die Vertragserfüllung erforderlich ist. Im Zweifel ist die Zustimmung des Kunden einzuholen. 

16.2 Der Anbieter verpflichtet sich, mit allen Mitarbeitern und Nachunternehmern, die im Zusammenhang mit diesem Vertrag tätig werden, eine entsprechende Geheimhaltungsvereinbarung abzuschließen. Ergänzende Regelungen zur Vertraulichkeit und zum Datenschutz, insbesondere für personenbezogene Daten, ergeben sich aus Anlage A1. 

17. Schlussbestimmungen 

17.1 Die Verträge zwischen dem Anbieter und dem Kunden unterliegen dem Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. 

17.2 Ist der Kunde Kaufmann oder hat er keinen allgemeinen Gerichtsstand in Deutschland, so ist der Sitz des Anbieters ausschließlicher Gerichtsstand für sämtliche Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit diesem Vertrag, sofern nicht ein ausschließlicher Gerichtsstand gesetzlich zwingend begründet ist. 

17.3 Der Anbieter ist berechtigt, diese AGB aus sachlich gerechtfertigten Gründen (z. B. Änderungen in der Rechtsprechung, Gesetzeslage oder Unternehmensstrategie) unter Einhaltung einer angemessenen Frist zu ändern. Bestandskunden werden spätestens zwei Wochen vor Inkrafttreten der Änderungen per E-Mail informiert. Reagiert der Bestandskunde nicht innerhalb der gesetzten Frist, gilt die Zustimmung als erteilt. Widerspricht er, treten die Änderungen nicht in Kraft; der Anbieter ist dann jedoch berechtigt, den Vertrag zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Änderung außerordentlich zu kündigen. Die Änderungsbenachrichtigung enthält Hinweise auf die geplante Änderung, die Frist und die Folgen eines Widerspruchs bzw. dessen Ausbleibens. 

17.4 Sämtliche Regelungen zur Auftragsverarbeitung (insbesondere bei der Verarbeitung personenbezogener Daten) sind in der Anlage A1 geregelt. Diese wird Bestandteil des Vertragsverhältnisses zwischen Anbieter und Kunde. 
 

18. Anlagen 

Die in der Anlage A1 enthaltenen Regelungen zur Auftragsverarbeitung, Datensicherheit und zum Datenschutz werden Bestandteil dieses Vertrages. 
 

Stand: September 2025