HubSpot Integration für strukturierte Anrufdaten
smao legt nach dem Gespräch ein Ticket in HubSpot an, weist es einem Owner zu und verknüpft den Kontakt; fehlt der Kontakt, legt smao ihn an. Kontakte übernimmt smao aus HubSpot.
Beispiel-Usecase
Beispiel: Eine Anfrage wird zum HubSpot-Ticket
Ein Kunde ruft mit einer Frage an. smao erkennt ihn über die übernommenen Kontakte, nimmt das Anliegen auf und legt nach dem Gespräch das Ticket in eurer Pipeline an.
- Anruf trifft ein
Ein Kunde ruft mit einer Frage oder einem Problem an, auch wenn gerade niemand erreichbar ist.
- Anrufer wird erkannt
smao gleicht die Rufnummer mit den aus HubSpot übernommenen Kontakten ab. Erkannt wird nur ein exakter Treffer in einer Kontaktgruppe, die dem Assistenten zugewiesen ist.
- Assistent klärt das Anliegen
Der Assistent fragt die Angaben ab, die euer Team für die Bearbeitung braucht.
- Ticket in HubSpot
Nach dem Gespräch legt die Anrufanalyse das Ticket an, weist es dem Owner zu und verknüpft den Kontakt.
Funktionsumfang
Was smao mit HubSpot macht
Was im Gespräch und nach dem Gespräch passiert, geprüft an der Integration in smao.
- Nach dem Gespräch ein Ticket in HubSpot anlegen
- Kontakt verknüpfen oder neu anlegen
- Kontakte aus HubSpot übernehmen
Ein HubSpot-Knoten in der Anrufanalyse legt pro Anruf ein Ticket an. Betreff und Beschreibung sind Pflicht.
Pipeline und Status wählt ihr aus eurem HubSpot-Konto, die Priorität von niedrig bis dringend; Standard ist mittel.
Den Owner findet smao über seine E-Mail-Adresse. Passt keine, schlägt der Knoten fehl.
smao sucht den Kontakt über E-Mail und Telefon. Ein vorhandener Kontakt bekommt nur leere Felder ergänzt, sonst legt smao einen neuen an.
Ticket-ID und Ticket-Link stehen danach als Variablen für weitere Schritte bereit.
Optional übernimmt smao Kontakte mit Name, E-Mail und Rufnummern aus HubSpot, beim Verbinden und danach alle 24 Stunden.
Einrichtung
So wird HubSpot angebunden
HubSpot wird in den smao Einstellungen verbunden. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung liegt im Help-Center.
- In smao unter Integrationen HubSpot wählen und im Anmeldefenster mit eurem HubSpot-Konto zustimmen.
- Die Kontaktübernahme eingeschaltet lassen und die Kontaktgruppe dem Assistenten zuweisen.
- In der Anrufanalyse den HubSpot-Knoten hinzufügen und Pipeline, Status, Priorität und die E-Mail-Adresse des Owners festlegen.
- Betreff und Beschreibung mit Variablen füllen und mit einem Testanruf prüfen.
Die vollständige Anleitung mit allen Feldern und Screenshots für HubSpot.
Setup-Artikel zu HubSpotDatenschutz-Architektur
Datenschutz an erster Stelle
Auch bei der KI-Telefonassistenz mit HubSpot gilt: Cloud-Hosting in Deutschland und ein Datenpfad, der zur konkreten Anbindung dokumentiert wird.
Gesprächsverarbeitung ohne OpenAI und ohne US-KI-Subprozessoren.
Die smao Cloud wird in Deutschland betrieben; angebundene Dienste werden separat bewertet.
Du legst fest, welches Wissen genutzt wird und welche Daten an welches System gehen.
Hinweise, Dokumentation und menschliche Übergaben richten sich nach dem konkreten Einsatz.
FAQ: KI-Telefonassistent und HubSpot im Betrieb
Antworten zu Betrieb, Datenfluss und Sicherheit für HubSpot.
Was macht die HubSpot-Integration von smao?
Sie legt nach dem Gespräch ein Ticket in HubSpot an, weist es einem Owner zu und verknüpft den Kontakt. Optional übernimmt sie Kontakte aus HubSpot, damit smao Anrufer erkennt.
Welche Felder setzt smao im HubSpot-Ticket?
Betreff, Beschreibung, Pipeline, Status, Priorität, Owner und die Verknüpfung zu einem Kontakt. Fälligkeit, Firma und eigene Eigenschaften setzt die Integration nicht.
Legt smao Deals, Aufgaben oder Aktivitäten an?
Nein. Die Integration legt Tickets an und verknüpft Kontakte. Deals, Aufgaben, Notizen und Aktivitäten in der Timeline gehören nicht dazu.
Wann legt smao einen neuen Kontakt an?
Wenn die Suche über E-Mail und Telefon keinen Treffer findet. Dafür braucht der Knoten eine E-Mail-Adresse oder eine Rufnummer im internationalen Format.
Welche Berechtigungen fragt smao an?
Zugriff auf Tickets, Kontakte (lesen und schreiben), Owner, Firmen und Nutzer. Ihr stimmt im HubSpot-Anmeldefenster zu und gebt sonst nichts ein.
Was muss ich vor dem Start prüfen?
Die E-Mail-Adresse des Owners. Der Kontakt wird vor dieser Prüfung angelegt oder ergänzt; eine falsche Adresse lässt den Knoten fehlschlagen und kann einen neuen Kontakt hinterlassen.
Welcher smao-Tarif ist nötig?
Integrationen sind in den Tarifen Advanced, Scale und Enterprise enthalten, nicht im Pay as you Go.
Welche Gesprächsdaten landen in HubSpot?
Nur, was ihr in die Felder des Knotens aufnehmt, dazu die Zuordnung zum Kontakt. Das Transkript steht nur im Ticket, wenn ihr es als Variable einsetzt. Die Gesprächsverarbeitung bei smao läuft ohne OpenAI und ohne US-KI-Subprozessoren.
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