TANSS Integration für strukturierte Anrufdaten
smao erkennt Anrufer über TANSS und legt nach dem Gespräch ein Ticket in TANSS an: mit Titel und Text aus euren Vorlagen, Abteilung, Tickettyp und der Zuordnung zu Firma und Mitarbeiter.
Beispiel-Usecase
Beispiel: Eine Störung wird zum TANSS-Ticket
Ein Kunde meldet eine Störung. smao erkennt ihn über TANSS, nimmt das Anliegen auf und legt nach dem Gespräch das Ticket an.
- Anruf trifft ein
Ein Kunde meldet eine Störung, auch außerhalb der Servicezeiten oder wenn alle Leitungen belegt sind.
- Anrufer wird erkannt
Zu Beginn sucht smao die Rufnummer in TANSS, über die Telefonie-Schnittstelle oder die übernommenen Kontakte. Nur ein eindeutiger Treffer zählt: Firma, Vor- und Nachname.
- Assistent klärt das Anliegen
Der Assistent fragt die Angaben ab, die euer Ticket braucht, zum Beispiel betroffenes System, Fehlerbild und Rückrufnummer.
- Ticket in TANSS
Nach dem Gespräch legt die Anrufanalyse das Ticket an: Titel und Text aus euren Vorlagen, Abteilung, Tickettyp und, falls erkannt, Firma und Mitarbeiter.
Funktionsumfang
Was smao mit TANSS macht
Was im Gespräch und nach dem Gespräch passiert, geprüft an der Integration in smao.
- Anrufer beim Gesprächsstart über TANSS erkennen
- Nach dem Gespräch ein Ticket mit Abteilung und Tickettyp anlegen
- Firmen und Mitarbeiter optional täglich aus TANSS übernehmen
Beim Gesprächsstart fragt smao die TANSS-Telefonie-Schnittstelle nach der Rufnummer oder nutzt die übernommenen TANSS-Kontakte. Übernommen werden nur eindeutige Treffer.
Ein TANSS-Knoten in der Anrufanalyse legt pro Anruf ein Ticket über die ERP-Schnittstelle von TANSS an.
Titel und Beschreibung setzt ihr aus Variablen zusammen, zum Beispiel Thema, Anruferdaten, Transkript oder den Link zum Anrufprotokoll.
Abteilung und Tickettyp wählt ihr aus den Werten eurer TANSS-Instanz. Ein Tag ist optional.
Bei erkanntem Anrufer hängt das Ticket an Firma und Mitarbeiter. Die Ticket-ID des Anrufs aus smao steht als externe Ticket-ID am TANSS-Ticket.
Optional übernimmt smao beim Verbinden und danach alle 24 Stunden Firmen und Mitarbeiter aus TANSS. Die Richtung ist nur TANSS zu smao.
IT-Systemhäuser
Für Systemhäuser: Störungen deiner Kunden landen als Ticket in TANSS
smao nimmt Störungsmeldungen und Serviceanfragen an, fragt Kunde, System, Fehlerbild und Dringlichkeit ab und legt das Ticket in TANSS an, auf Wunsch mit Transkript. Viele Systemhäuser starten damit im eigenen Betrieb und bieten smao danach unter eigener Marke ihren Kunden an.
Einrichtung
So wird TANSS angebunden
TANSS wird in den smao Einstellungen verbunden. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung liegt im Help-Center.
- In smao unter Integrationen den Eintrag TANSS öffnen.
- Die API-URL eures TANSS-Backends eintragen, etwa https://deinefirma.tanss.de/backend, und den JSON Web Token für die ERP-Schnittstelle hinterlegen.
- Optional den Token der Telefonie-Schnittstelle für die Anrufererkennung hinterlegen und Auto-Fetch für die tägliche Kontaktübernahme aktivieren.
- In der Anrufanalyse den TANSS-Knoten hinzufügen, Abteilung, Tickettyp, Titel und Text festlegen und mit einem Testanruf prüfen.
Die vollständige Anleitung mit allen Feldern und Screenshots für TANSS.
Setup-Artikel zu TANSSDatenschutz-Architektur
Datenschutz an erster Stelle
Auch bei der KI-Telefonassistenz mit TANSS gilt: Cloud-Hosting in Deutschland und ein Datenpfad, der zur konkreten Anbindung dokumentiert wird.
Gesprächsverarbeitung ohne OpenAI und ohne US-KI-Subprozessoren.
Die smao Cloud wird in Deutschland betrieben; angebundene Dienste werden separat bewertet.
Du legst fest, welches Wissen genutzt wird und welche Daten an welches System gehen.
Hinweise, Dokumentation und menschliche Übergaben richten sich nach dem konkreten Einsatz.
FAQ: KI-Telefonassistent und TANSS im Betrieb
Antworten zu Betrieb, Datenfluss und Sicherheit für TANSS.
Was macht die TANSS-Integration von smao?
Sie erkennt Anrufer anhand der Rufnummer und legt nach dem Gespräch ein Ticket in TANSS an. Optional übernimmt sie einmal täglich Firmen und Mitarbeiter aus TANSS als Kontakte in smao.
Welche Felder setzt smao im TANSS-Ticket?
Titel, Beschreibung, Abteilung, Tickettyp, optional einen Tag und die Ticket-ID des Anrufs aus smao als externe Ticket-ID. Bei erkanntem Anrufer kommen Firma und Mitarbeiter hinzu. Priorität, Status, Bearbeiter und Fälligkeit setzt die Integration nicht; dafür gelten eure Vorgaben in TANSS.
Liest smao Tickets oder Ticketstatus aus TANSS?
Nein. Die Integration liest keine Tickets und keinen Ticketstatus. Sie erkennt Anrufer und legt nach dem Gespräch neue Tickets an.
Was passiert, wenn ein Anrufer nicht eindeutig erkannt wird?
smao übernimmt nur eindeutige Treffer. Ohne Treffer entsteht das Ticket ohne Zuordnung zu Firma und Mitarbeiter, und ihr ordnet es in TANSS zu.
Welche TANSS-Schnittstellen nutzt smao?
Die REST-API von TANSS: die ERP-Schnittstelle für Tickets, Abteilungen, Tickettypen und die Kontaktübernahme, die Telefonie-Schnittstelle für die Anrufererkennung. Für beide hinterlegt ihr in smao je einen JSON Web Token.
Brauche ich das TANSS-Modul Telefonie-Schnittstelle?
Nur für die Anrufererkennung über diese Schnittstelle. Ohne das Modul erkennt smao Anrufer über die übernommenen TANSS-Kontakte, wenn Auto-Fetch aktiv und die Kontaktgruppe dem Assistenten zugewiesen ist. Tickets anlegen funktioniert in beiden Fällen.
Welcher smao-Tarif ist nötig?
One-Click-Integrationen wie TANSS sind ab dem Tarif Advanced enthalten.
Wie aktuell sind die übernommenen Kontakte?
Die Übernahme läuft beim Verbinden und danach alle 24 Stunden. Sie ersetzt die Kontaktgruppe „TANSS-Auto-Sync“ in smao jeweils vollständig. Rufnummern, die in TANSS mehreren Firmen zugeordnet sind, werden nicht übernommen. Bei sehr großen Installationen kann der Export das Zeitlimit der TANSS-Schnittstelle überschreiten.
Was passiert, wenn ein Token abläuft?
smao trennt die Verbindung und schickt eine E-Mail, damit ihr TANSS neu verbinden könnt.
Welche Gesprächsdaten landen in TANSS?
Nur, was ihr in Titel und Beschreibung aufnehmt, dazu Abteilung, Tickettyp, Tag und Zuordnung. Das Transkript steht nur im Ticket, wenn ihr es in die Vorlage aufnehmt. Die Gesprächsverarbeitung bei smao läuft ohne OpenAI und ohne US-KI-Subprozessoren.
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Wir definieren Mapping, Routing und Übergaben mit euch.