TANSS Integration für strukturierte Anrufdaten
Der smao KI-Telefonassistent legt Störungsmeldungen und Service-Anfragen automatisch als Tickets in TANSS an, mit vollständigem Gesprächskontext und regelbasierter Zuweisung.
Beispiel-Usecase
Ein Anruf, Ende zu Ende in TANSS
Ein typischer Ablauf: Der KI-Telefonassistent nimmt das Gespräch an, klärt das Anliegen und legt das Ergebnis strukturiert in TANSS ab. Feldmapping und Folgeaktionen richten sich nach eurem Prozess.
- Anruf trifft ein
Ein Anrufer will eine Störung melden, auch außerhalb der Servicezeiten oder wenn alle Leitungen belegt sind.
- Assistent klärt das Anliegen
Der Assistent führt das Gespräch, fragt die nötigen Angaben ab und fasst sie strukturiert zusammen, statt einer Notiz, die später jemand nachträgt.
- Übergabe an TANSS
Aus dem Gespräch entsteht ein Ticket in TANSS, mit Betreff, Beschreibung, Priorität und Kontaktbezug nach eurem Feldmapping.
- Folgeaktion läuft an
Routingregeln setzen Zuständigkeit und Priorität, Benachrichtigungen und Wiedervorlagen starten automatisch. Die Referenz bekommt der Anrufer noch im Gespräch.
Funktionsumfang
Was der KI-Telefonassistent mit TANSS synchronisiert
Der KI-Telefonassistent überträgt strukturierte Anrufdaten in TANSS. Inputs, Outputs und Feldmapping werden auf euren Zielprozess abgestimmt.
- Tickets automatisch aus Gesprächen im TANSS-System erstellen
- KI-basierte Priorisierung und Zuweisung nach Regeln
- Lückenlose Dokumentation aller Anrufe im System sichern
Anrufer-ID, Zeitstempel, Anliegen, Priorität und strukturierte Zusammenfassung werden als Eingangsdaten erfasst.
Je nach Prozess werden in TANSS Tickets, Tasks, Notizen oder Kontakt-Updates automatisch angelegt.
Betreff, Beschreibung, Status, Priorität, Owner, Fälligkeit und Gesprächsreferenz lassen sich im Mapping definieren.
Regeln für Kategorie, Schweregrad und Zuständigkeit sorgen für konsistente Übergaben statt manueller Nachsortierung.
Nach dem Call starten Follow-ups wie Benachrichtigungen, Eskalationen oder Wiedervorlagen direkt im gewählten Ablauf.
Alle Mapping- und Übergabeschritte bleiben pro Vorgang dokumentiert und sind für Team und Admin nachvollziehbar.
Über die Anrufübergabe hinaus werden Kontakte mit TANSS synchronisiert. Anrufer sind damit im Gespräch bekannt, und Vorgänge landen am bestehenden Datensatz statt als Dublette.
Einrichtung
So wird TANSS angebunden
TANSS ist als One-Click-Integration hinterlegt: verbinden, Vorlagen importieren, Mapping prüfen. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung liegt im Help-Center.
- Unter Einstellungen → Integrationen den Eintrag TANSS auswählen und die Verbindung starten.
- Zugangsdaten hinterlegen: je nach System API-Key, User-ID oder Freigabe. Welche Felder gebraucht werden, steht im Setup-Artikel.
- Die vorgefertigten Tool-Vorlagen für TANSS importieren und dem Assistenten zuweisen.
- Feldmapping und Routing auf euren Prozess abstimmen und mit einem Testanruf prüfen.
Die vollständige Anleitung mit allen Feldern und Screenshots für TANSS.
Setup-Artikel zu TANSSDatenschutz-Architektur
Datenschutz an erster Stelle
Auch bei der KI-Telefonassistenz mit TANSS gilt: Cloud-Hosting in Deutschland und ein Datenpfad, der zur konkreten Anbindung dokumentiert wird.
Gesprächsverarbeitung ohne OpenAI und ohne US-Subprozessoren.
Die smao Cloud wird in Deutschland betrieben; angebundene Dienste werden separat bewertet.
Du legst fest, welches Wissen genutzt wird und welche Daten an welches System gehen.
Hinweise, Dokumentation und menschliche Übergaben richten sich nach dem konkreten Einsatz.
FAQ: KI-Telefonassistent und TANSS im Betrieb
Antworten zu Betrieb, Datenfluss und Sicherheit für TANSS.
Wie schnell ist TANSS produktiv angebunden?
In der Regel in wenigen Tagen. Dauer und Aufwand hängen von Feldmapping, Routingregeln und internen Freigaben ab.
Für welche Teams ist die TANSS-Integration besonders relevant?
Typisch profitieren Teams mit hohem Volumen in ITSM, wenn Anrufdaten strukturiert statt manuell nachbearbeitet werden sollen.
Wie vermeiden wir Prozessbrüche im Tagesgeschäft?
Durch klare Übergaberegeln, Pflichtfelder und definierte Folgeaktionen nach jedem Call. So bleiben Vorgänge konsistent und nachvollziehbar.
Welche Daten werden typischerweise übergeben?
Typisch sind Anrufgrund, Priorität, Zusammenfassung, Kontaktbezug und Statusinformationen. Das konkrete Mapping wird pro Prozess definiert.
Können wir eigene Felder und Logiken nutzen?
Ja. Feldmapping, Routing und Priorisierung werden auf eure bestehende Datenstruktur und Teamlogik abgestimmt.
Welche Ergebnisse sind direkt sichtbar?
Im Betrieb zeigen sich meist Tickets automatisch aus Gesprächen im TANSS-System erstellen und KI-basierte Priorisierung und Zuweisung nach Regeln als erste messbare Effekte.
Wie bleiben Daten und Zugriffe kontrollierbar?
Über Rollenrechte, klar definierte Zugriffspfade und nachvollziehbare Protokollierung der Übergaben.
Ist der Betrieb DSGVO-konform möglich?
Ja. Datenminimierung, Zweckbindung und steuerbare Aufbewahrung werden im Integrationsprozess berücksichtigt.
Wie prüfen wir Änderungen am Mapping intern?
Änderungen an Feldern, Regeln und Übergaben können dokumentiert und im Team abgestimmt freigegeben werden.
Use Case: ITSM · Tickets automatisch aus Gesprächen im TANSS-System erstellen · KI-basierte Priorisierung und Zuweisung nach Regeln