Datenschutz & Compliance

Datenschutz ist bei uns kein Feature. Sondern Architektur.

DSGVO-konform. EU AI Act bereit. Drei Deployment-Optionen für volle Datensouveränität.

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Unser Ansatz

Datenschutz beginnt bei der Architektur.

Bei smao ist Datenschutz kein nachträgliches Compliance-Projekt, sondern Designprinzip. Jede Entscheidung, vom Hosting über die Sprachverarbeitung bis zur Datenübergabe, folgt dem Grundsatz: so wenig Daten wie nötig, so sicher wie möglich, so transparent wie machbar.

smao entwickelt die KI-Telefonassistenz auf eigener Code-Basis in Deutschland. Keine umgelabelte US-Software, keine Weiterleitung an OpenAI oder vergleichbare Drittanbieter. Datenverarbeitung erfolgt innerhalb der EU, Speicherung ausschließlich in Deutschland, oder vollständig on-premises bei dir vor Ort. Du entscheidest, welches Deployment-Modell zu deinen Anforderungen passt.

Aufzeichnungen sind per Schalter steuerbar, Löschfristen pro Prozess konfigurierbar. Rollenrechte, MFA und Kontaktrestriktionen sichern den Zugriff ab. Und mit der Vorbereitung auf den EU AI Act stellen wir sicher, dass Transparenz, Dokumentation und Governance von Anfang an Teil der Plattform sind.

Regulatorischer Rahmen

Zwei Regelwerke. Ein Ziel: Vertrauen schaffen.

DSGVO: Datenschutz als Betriebsprinzip

smao verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 DSGVO. Datenminimierung, Zweckbindung und Speicherbegrenzung sind keine optionalen Features, sondern feste Architekturparameter. Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) regeln die Zusammenarbeit. Aufzeichnungen sind per Schalter steuerbar, Löschfristen pro Prozess konfigurierbar. Alle Daten werden in Deutschland gespeichert, Verarbeitung erfolgt innerhalb der EU, ohne Übermittlung in Drittstaaten.

EU KI-Verordnung (AI Act): Vorbereitet auf 2026

KI-Telefonassistenz fällt unter die Kategorie „Limited Risk“ des EU AI Acts. smao setzt die daraus resultierenden Transparenzpflichten bereits heute um: Anrufer werden über den KI-Einsatz informiert, Prozesse sind dokumentiert, Governance-Strukturen sind etabliert. Risikoklassifizierung, technische Dokumentation und menschliche Aufsicht sind von Anfang an mitgedacht, nicht als Nachrüstung, sondern als Teil der Plattform.

Compliance-Dokumentation

Alle Dokumente auf Anfrage verfügbar.

Für Ihre interne Prüfung, Ihren Datenschutzbeauftragten oder Ihre Rechtsabteilung, diese Unterlagen stellen wir Ihnen gerne bereit.

AVVAuftragsverarbeitungsvertrag

Vertragliche Regelung der Datenverarbeitung im Auftrag nach Art. 28 DSGVO.

TOMsTechnische & organisatorische Maßnahmen

Dokumentation aller Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten.

DSFADatenschutz-Folgenabschätzung

Risikobewertung für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch KI-Telefonie.

TIATransfer Impact Assessment

Bewertung der Datenschutzrisiken bei internationalen Datenübermittlungen.

AGBAllgemeine Geschäftsbedingungen

Vertragliche Rahmenbedingungen für die Nutzung der smao-Plattform.

LöschkonzeptLösch- und Aufbewahrungsrichtlinie

Definierte Fristen und Prozesse für die Löschung personenbezogener Daten.

SicherheitskonzeptInformationssicherheitsrichtlinie

Überblick über Verschlüsselung, Zugriffssteuerung und Incident-Response-Prozesse.

Anderes Dokument nötig?

Fragen Sie es einfach an. Wir stellen Ihnen die passenden Unterlagen zusammen.

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Deployment-Optionen

Drei Wege, ein Standard: Ihre Daten bleiben geschützt.

Je nach Infrastruktur und Regulatorik wählen Sie das passende Modell. Alle drei Optionen bieten volle DSGVO-Konformität, mit unterschiedlichem Grad an physischer Kontrolle.

Managed Cloud

smao Cloud

Die smao Cloud ist die schnellste Möglichkeit, KI-Telefonie datenschutzkonform in Betrieb zu nehmen. Die Datenverarbeitung erfolgt EU-weit, die Speicherung ausschließlich in Deutschland. Die Infrastruktur ist ISO 27001-zertifiziert, Verschlüsselung erfolgt end-to-end. Updates werden automatisch eingespielt, ohne dass eigene IT-Ressourcen gebunden werden.

Verarbeitung in der EU, Speicherung in Deutschland
ISO 27001-zertifizierte Infrastruktur
Verschlüsselung at rest und in transit
Automatische Updates und Wartung
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) inklusive
DSGVO-konform by design

Zielgruppe: Unternehmen ohne eigene Server-Infrastruktur, die schnell und sicher starten wollen.

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Eigenes Rechenzentrum

smao On Premises

Mit smao On Premises läuft die gesamte Plattform auf deinen eigenen Servern. Du behältst die physische Kontrolle über alle Daten und bestimmst selbst über Update-Zyklen, Zugriffsrechte und Netzwerkarchitektur. Die Software wird auf Standard-Linux-Systemen installiert und nutzt deine bestehende Infrastruktur.

Datenstandort: dein eigenes Rechenzentrum
Physische Kontrolle über alle Gesprächs- und Konfigurationsdaten
Installation auf eigenen Linux-Servern
Volle Kontrolle über Update-Zeitpunkte
DSGVO- und KRITIS-geeignet
Eigene Skalierung nach Bedarf

Zielgruppe: Unternehmen mit eigenem Rechenzentrum, die maximale Kontrolle benötigen.

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Hardware-Appliance

COX: Callcenter in a Box

COX ist die kompakte Hardware-Appliance, die die gesamte smao-Plattform direkt zu dir ins Unternehmen bringt. Dedizierte KI-Hardware, vorinstalliert und betriebsbereit. Keine Daten verlassen das Gebäude, auch nicht für Updates, wenn Air-Gap aktiviert ist. Für Umgebungen mit den höchsten Sicherheitsanforderungen.

Datenstandort: direkt bei dir vor Ort
Air-Gap-fähig, kein Internet erforderlich
Keine Daten verlassen das Gebäude
Dedizierte KI-Hardware-Appliance
Eigene Verschlüsselungsschlüssel
DSGVO, KRITIS, BaFin, Gesundheitswesen

Zielgruppe: KMU mit höchsten Datenschutzanforderungen, regulierte Branchen, KRITIS-Betreiber.

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Datenschutz-konformes Setup besprechen?

Wir prüfen gemeinsam deine Anforderungen an Datenschutz, Regulatorik und Deployment und definieren einen belastbaren Go-live-Plan.

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Datenschutz beginnt bei der Architektur.