Rückrufwünsche jederzeit erfassen und ans Team übergeben.
smao Assistenten erfassen Anliegen, Erreichbarkeit und Dringlichkeit, priorisieren den Rückruf und legen ihn als Aufgabe direkt im Team an.
Kundenservice
So funktioniert's
Vom verpassten Anruf bis zum eingeplanten Rückruf, ohne handschriftliche Notizzettel und ohne Liegenbleiber.
- Anruf außerhalb der Erreichbarkeit
smao nimmt den Anruf rund um die Uhr entgegen, auch wenn das Team gerade nicht verfügbar ist.
- Anliegen und Wunschzeit erfasst
Der Assistent erfragt strukturiert Anliegen, Erreichbarkeit, bevorzugte Rückrufzeit und alternative Kontaktdaten.
- Priorität automatisch bestimmt
smao klassifiziert nach Dringlichkeit, Bestandskunde-Status und Anliegen, sodass kritische Rückrufe vorgezogen werden.
- Aufgabe ans richtige Team
Der Rückruf landet als geplante Aufgabe inklusive Kontext direkt beim zuständigen Mitarbeiter im CRM oder Helpdesk.
Kundenservice
Was smao für Rückrufservice leistet
Rückrufwünsche vollständig aufnehmen, priorisieren und als planbare Aufgaben ans Team übergeben.
- Anrufe außerhalb der Erreichbarkeit rund um die Uhr entgegennehmen
- Anliegen, Erreichbarkeit und Wunsch-Rückrufzeit strukturiert erfassen
- Priorität automatisch bestimmen nach Dringlichkeit und Kundenstatus
- Rückruf als Aufgabe mit Kontext an den zuständigen Mitarbeiter übergeben
- Kritische Rückrufe sofort eskalieren und Team alertieren
- Offene Rückrufaufgaben im CRM oder Helpdesk transparent nachverfolgen
Rückruf als Aufgabe mit Kontext und Priorität direkt am Kontakt in HubSpot.
Aktivität in der Vertriebs-Pipeline, automatisch dem zuständigen Account Manager zugewiesen.
Eskalationen und dringende Rückrufe landen mit Kontext im passenden Slack-Channel.
Hosting in DeutschlandKein KI-Training mit Kundendatenohne OpenAI
Demo
Transkript eines echten Anrufs mit smao
Versicherungsmakler
Ein echter Anruf, automatisch von smao übernommen.
Wirtschaftlichkeit
Was die Automatisierung konkret einspart
Einsparungen und Automatisierungspotenzial für deinen Rückrufservice-Prozess auf einen Blick.
ROI-Check für Rückrufservice
Überschlage deinen groben Return on Invest mit smao.
Annahme: 42 €/Std. Agentenkosten.
“smao fängt Hotline-Überläufe zuverlässig ab und strukturiert Tickets sauber. Das verschafft dem Team deutlich mehr Luft.”
Offene Rückruflisten werden durch priorisierte Aufgaben mit Kontext ersetzt. Das Team ruft vorbereitet zurück.
Teams, die täglich viele Rückrufbitten erhalten und den Überblick über offene Fälle verlieren.
Datenschutz-Architektur
Datenschutz und Sicherheit
Für Rückrufservice in DACH entwickelt: Hosting in Deutschland, klare Datenflüsse und kein KI-Training mit Kundendaten.
Kein KI-Training mit Kundendaten, jemals. Eigene Codebasis. Saubere Mandantentrennung.
Die smao Cloud wird in Deutschland gehostet. Gespräche werden ohne OpenAI und ohne US-KI-Subprozessoren verarbeitet.
Rollen, Aufbewahrung und Löschung werden passend zum konkreten Einsatz festgelegt.
Transparenz, Dokumentation und Betreiberpflichten werden für den Anwendungsfall geprüft.
Häufige Fragen aus dem Betrieb
Antworten zu Betrieb, Integrationen und Datenschutz für Rückrufservice.
Wie schnell ist Rückrufservice einsatzbereit?
In der Regel in wenigen Tagen produktiv. Der konkrete Aufwand hängt von Routing-Regeln, Integrationen und internen Freigaben ab.
Was wird von meinem Team für den Start benötigt?
Wir benötigen die Zielprozesse, Zuständigkeiten, Eskalationsregeln und die gewünschten Übergabeziele (z. B. CRM, Helpdesk, E-Mail).
Wie stellen wir sicher, dass nichts verloren geht?
Jeder Schritt wird protokolliert. Offene oder ungeklärte Fälle können regelbasiert eskaliert und an definierte Teams gemeldet werden.
Welche Systeme können angebunden werden?
Je nach Use Case binden wir CRM, Helpdesk, Kalender und Team-Tools per One-Click-Integrationen, API oder Webhooks an.
Wie sieht ein typischer Datenfluss aus?
Anruf -> strukturierte Variablen/Analyse -> Routing/Workflow -> Übergabe an Zielsystem wie CRM, Ticketing oder Chat.
Können wir eigene Felder und Workflows nutzen?
Ja. Variablen, Bedingungen und Übergaben lassen sich auf deine vorhandenen Prozesse und Datenmodelle abstimmen.
Ist der Einsatz DSGVO-konform möglich?
smao unterstützt eine datenschutzgerechte Ausgestaltung. Die konkrete Bewertung hängt von Zweck, Rechtsgrundlage, Aufbewahrung, Integrationen und gewähltem Betriebsmodell ab.
Wo werden die Daten verarbeitet?
Die smao Cloud wird in Deutschland gehostet und verarbeitet Gespräche ohne OpenAI oder US-KI-Subprozessoren. Verbindungen zu Telefonie und Integrationen werden separat dokumentiert.
Wie werden Zugriffe kontrolliert?
Benötigte Rollen, Freigaben und Nachweise werden für den konkreten Einsatz festgelegt.
Rückrufservice ist einer von über 20 Anwendungsfällen, die der smao KI-Telefonassistent abdeckt — mit Cloud-Hosting in Deutschland, ohne OpenAI und in unter 15 Minuten testbar.
Hosting in Deutschland · Kein KI-Training