Bestellungen automatisiert bearbeiten lassen.
smao identifiziert die Bestellung im System, beantwortet Statusanfragen direkt im Gespräch und übergibt offene Fälle mit Kontext an euer Service-Team.
Commerce
So funktioniert's
Vom Statusanruf bis zur direkten Antwort: Bestellungen automatisiert bearbeiten, offene Fälle priorisiert übergeben – ohne Warteschleife und ohne Recherche-Aufwand für das Team.
- Anruf geht ein
smao nimmt Statusanfragen rund um die Uhr entgegen, auch in Hochphasen wie Black Friday oder Saison-Spitzen.
- Bestellung identifiziert
Der Assistent erfragt Bestellnummer oder Bestellkennzeichen und gleicht den Vorgang im Bestellsystem ab.
- Status live abgerufen
smao ruft den aktuellen Status, voraussichtliches Liefer- oder Bearbeitungsdatum und Tracking-Daten in Echtzeit ab.
- Antwort oder Übergabe
Klare Fälle werden direkt im Gespräch beantwortet, komplexe Fälle landen mit Kontext priorisiert beim Service-Team.
Commerce
Was smao für Bestellstatus leistet
Statusanfragen direkt beantworten, Tracking-Daten live abrufen und Klärungsbedarfe strukturiert übergeben.
- Statusanfragen rund um die Uhr entgegennehmen, auch in Hochphasen
- Bestellung über Bestellnummer oder Kundenkennzeichen im System identifizieren
- Aktuellen Status, Liefertermin und Tracking-Daten live abrufen und mitteilen
- Tracking-Link per SMS oder E-Mail direkt im Gespräch versenden
- Klärungsbedürftige Fälle mit Kontext ans Service-Team übergeben
- Jeden Statusfall mit Antwort und Folgeaktion dokumentiert
Service-Tickets mit Bestellbezug und Kontext direkt im HubSpot Service Hub für komplexe Fälle.
Tickets mit Priorität, Bestellnummer und Transkript landen automatisch in der passenden Zendesk-Queue.
Live-Anbindung an Shop- und Bestellsysteme über Make-Szenarien, ohne eigene Schnittstellenentwicklung.
Hosting in DeutschlandKein KI-Training mit Kundendatenohne OpenAI
Demo
Transkript eines echten Anrufs mit smao
E-Commerce
Ein echter Anruf, automatisch von smao übernommen.
Wirtschaftlichkeit
Was die Automatisierung konkret einspart
Einsparungen und Automatisierungspotenzial für deinen Bestellstatus-Prozess auf einen Blick.
ROI-Check für Bestellstatus
Überschlage deinen groben Return on Invest mit smao.
Annahme: 42 €/Std. Agentenkosten.
“Seit wir smao einsetzen, sind wir in der Lage, auch außerhalb der Bürozeiten die Störungsmeldungen von den Technikern automatisiert und kostengünstig aufzunehmen.”
Statusanfragen werden direkt beantwortet. Der Helpdesk bekommt nur Fälle, die tatsächlich eine Bearbeitung brauchen.
Commerce-Teams mit hohem Volumen an wiederkehrenden Statusfragen nach Bestellungen, Lieferungen und Retouren.
Datenschutz-Architektur
Datenschutz und Sicherheit
Auch bei hohem Anfragevolumen bleibt der Umgang mit Kunden- und Bestelldaten kontrolliert.
Kein KI-Training mit Kundendaten, jemals. Eigene Codebasis. Saubere Mandantentrennung.
Die smao Cloud wird in Deutschland gehostet. Gespräche werden ohne OpenAI und ohne US-KI-Subprozessoren verarbeitet.
Rollen, Aufbewahrung und Löschung werden passend zum konkreten Einsatz festgelegt.
Transparenz, Dokumentation und Betreiberpflichten werden für den Anwendungsfall geprüft.
Häufige Fragen aus dem Betrieb
Antworten zu Betrieb, Integrationen und Datenschutz für Bestellstatus.
Wie schnell ist Bestellstatus einsatzbereit?
In der Regel in wenigen Tagen produktiv. Der konkrete Aufwand hängt von Routing-Regeln, Integrationen und internen Freigaben ab.
Was wird von meinem Team für den Start benötigt?
Wir benötigen die Zielprozesse, Zuständigkeiten, Eskalationsregeln und die gewünschten Übergabeziele (z. B. CRM, Helpdesk, E-Mail).
Wie stellen wir sicher, dass nichts verloren geht?
Jeder Schritt wird protokolliert. Offene oder ungeklärte Fälle können regelbasiert eskaliert und an definierte Teams gemeldet werden.
Welche Systeme können angebunden werden?
Je nach Use Case binden wir CRM, Helpdesk, Kalender und Team-Tools per One-Click-Integrationen, API oder Webhooks an.
Wie sieht ein typischer Datenfluss aus?
Anruf -> strukturierte Variablen/Analyse -> Routing/Workflow -> Übergabe an Zielsystem wie CRM, Ticketing oder Chat.
Können wir eigene Felder und Workflows nutzen?
Ja. Variablen, Bedingungen und Übergaben lassen sich auf deine vorhandenen Prozesse und Datenmodelle abstimmen.
Ist der Einsatz DSGVO-konform möglich?
smao unterstützt eine datenschutzgerechte Ausgestaltung. Die konkrete Bewertung hängt von Zweck, Rechtsgrundlage, Aufbewahrung, Integrationen und gewähltem Betriebsmodell ab.
Wo werden die Daten verarbeitet?
Die smao Cloud wird in Deutschland gehostet und verarbeitet Gespräche ohne OpenAI oder US-KI-Subprozessoren. Verbindungen zu Telefonie und Integrationen werden separat dokumentiert.
Wie werden Zugriffe kontrolliert?
Benötigte Rollen, Freigaben und Nachweise werden für den konkreten Einsatz festgelegt.
Bestellstatus ist einer von über 20 Anwendungsfällen, die der smao KI-Telefonassistent abdeckt — mit Cloud-Hosting in Deutschland, ohne OpenAI und in unter 15 Minuten testbar.
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