Termine vereinbaren, auch außerhalb der Sprechzeiten.
smao Assistenten nehmen Anrufe entgegen, prüfen freie Zeiten im Kalender deines Teams und vereinbaren den Termin direkt im Gespräch.
Vertrieb
So funktioniert's
Vom eingehenden Anruf bis zum bestätigten Kalendereintrag, ohne manuellen Schritt im Backoffice.
- Anruf geht ein
smao nimmt Anrufe rund um die Uhr entgegen, auch außerhalb der Sprechzeiten.
- Buchungswunsch erkannt
Der Assistent identifiziert Anliegen, Sprache und Dringlichkeit direkt im Gespräch.
- Verfügbarkeit live geprüft
Echtzeit-Abgleich mit dem Kalender und Routing zum richtigen Mitarbeiter nach Anliegen, PLZ oder Sprache.
- Termin gebucht + Bestätigung
Eintrag im Kalender, automatische Bestätigung per E-Mail oder SMS inkl. ICS-Anhang. Verschieben und Absagen jederzeit möglich.
Vertrieb
Was smao für Terminbuchung leistet
Vom ersten Anruf bis zur bestätigten Buchung, ohne manuelle Schritte im Backoffice.
- Anrufe rund um die Uhr annehmen, auch außerhalb der Sprechzeiten
- Verfügbarkeit in Echtzeit prüfen und Termin direkt im Gespräch buchen
- Automatische Bestätigung per E-Mail mit ICS-Anhang oder SMS
- Routing nach Anliegen, Standort oder Sprache ohne manuelle Zuteilung
- Umbuchungen und Absagen direkt per Telefon bearbeiten
- Transkript und Buchungsdaten pro Vorgang dokumentiert
Buchungstool aus Deutschland mit EU-Hosting und nativer smao-Integration.
Open-Source-Scheduling, ideal für individuelle Routing- und Verfügbarkeitslogik.
Verbreitetes Buchungstool mit nativen Integrationen in CRM und Kalender.
Hosting in DeutschlandKein KI-Training mit Kundendatenohne OpenAI
Demo
Transkript eines echten Anrufs mit smao
Ein beispiel aus dem Handwerk
Ein echter Anruf, automatisch von smao übernommen.
Wirtschaftlichkeit
Was die Automatisierung konkret einspart
Einsparungen und Automatisierungspotenzial für deinen Terminvereinbarung-Prozess auf einen Blick.
ROI-Check für Terminvereinbarung
Überschlage deinen groben Return on Invest mit smao.
Annahme: 42 €/Std. Agentenkosten.
“Mit smao haben wir unsere IT-Hotline spürbar entlastet. Serviceanfragen werden sofort klassifiziert und als Ticket ins System übergeben.”
Termine werden im Gespräch verbindlich gebucht, nicht nur als Rückrufwunsch notiert.
Teams mit 20 bis 100 Terminanfragen pro Woche und mehreren Zuständigkeiten.
Datenschutz-Architektur
Datenschutz und Sicherheit
Gerade bei Termindaten zählen ein klarer Datenpfad, definierte Zugriffe und eine passende Aufbewahrung.
Kein KI-Training mit Kundendaten, jemals. Eigene Codebasis. Saubere Mandantentrennung.
Die smao Cloud wird in Deutschland gehostet. Gespräche werden ohne OpenAI und ohne US-KI-Subprozessoren verarbeitet.
Rollen, Aufbewahrung und Löschung werden passend zum konkreten Einsatz festgelegt.
Transparenz, Dokumentation und Betreiberpflichten werden für den Anwendungsfall geprüft.
Häufige Fragen aus dem Betrieb
Antworten zu Betrieb, Integrationen und Datenschutz für Terminvereinbarung.
Wie läuft die Terminvereinbarung im Alltag ab?
Anfragen werden aufgenommen, gegen Kalenderregeln geprüft und als Termin oder Follow-up in deinen Ablauf übergeben.
Wer pflegt Verfügbarkeiten und Regeln?
Dein Team steuert Verfügbarkeiten und Regeln zentral. Anpassungen können ohne Entwicklungsprojekt umgesetzt werden.
Was passiert bei Terminverschiebungen?
Änderungen werden als Folgeprozess behandelt, dokumentiert und direkt an die zuständigen Stellen weitergegeben.
Können wir cal.com verwenden?
Ja. Über cal.com lassen sich Terminprozesse verbinden und in Kalenderziele wie Google Calendar, Outlook, iCloud oder Microsoft Exchange synchronisieren.
Wie werden Termine an CRM oder Team-Tools gemeldet?
Per Workflow, API oder Webhook können Terminereignisse direkt an CRM, E-Mail oder interne Benachrichtigungskanäle übergeben werden.
Sind individuelle Terminlogiken möglich?
Ja. Dauer, Zuständigkeit, Öffnungszeiten und Eskalationsregeln können auf deinen Ablauf angepasst werden.
Sind Termin- und Kontaktdaten DSGVO-konform verarbeitbar?
Eine datenschutzgerechte Ausgestaltung ist möglich. Zweck, Rechtsgrundlage, Rollen, Aufbewahrung und angebundene Kalender müssen für den Einsatz geprüft werden.
Wo liegen die Daten?
Die smao Cloud wird in Deutschland gehostet. Datenflüsse zu Kalendern und weiteren Integrationen werden für den konkreten Einsatz dokumentiert.
Können wir Aufzeichnung und Zugriffe steuern?
Ob aufgezeichnet wird und welche Regeln für Zugriff, Aufbewahrung und Löschung gelten, wird für den Terminprozess festgelegt.
Terminvereinbarung ist einer von über 20 Anwendungsfällen, die der smao KI-Telefonassistent abdeckt — mit Cloud-Hosting in Deutschland, ohne OpenAI und in unter 15 Minuten testbar.
cal.com-Setup möglich · Hosting in Deutschland · Kein KI-Training