Reklamationen strukturiert aufnehmen und eskalieren.
smao nimmt Beschwerden professionell entgegen, dokumentiert Kaufdaten und Mangel, klassifiziert nach Schweregrad und übergibt jeden Fall mit vollem Kontext an euer Service-Team.
Kundenservice
So funktioniert's
Vom Beschwerdeanruf bis zum priorisierten Vorgang im Helpdesk, ohne emotionale Eskalation und mit lückenloser Dokumentation.
- Anruf geht ein
smao nimmt Beschwerden rund um die Uhr ruhig und professionell entgegen, auch in Stresssituationen.
- Mangel und Kaufdaten erfasst
Der Assistent erfragt strukturiert Bestellnummer, Produkt, Mangel, Kaufdatum und gewünschten Ausgang.
- Schweregrad klassifiziert
smao bewertet den Fall nach Kriterien wie Sicherheitsrelevanz, Wertgrenze und Wiederholungsfall.
- Übergabe ans zuständige Team
Der Vorgang landet inklusive Beweisfotos-Anfrage, Klassifikation und Transkript beim passenden Reklamationsteam.
Kundenservice
Was smao für Reklamationen leistet
Beschwerden professionell aufnehmen, nach Schweregrad klassifizieren und an das richtige Team übergeben.
- Beschwerden rund um die Uhr ruhig und professionell entgegennehmen
- Bestellnummer, Produkt, Mangel und gewünschten Ausgang erfassen
- Schweregrad nach Sicherheitsrelevanz, Wertgrenze und Wiederholungsfall klassifizieren
- Vorgang mit Klassifikation und Transkript an das zuständige Team übergeben
- Upload-Link für Fotos und Belege automatisch per E-Mail senden
- Jede Reklamation mit Fallnummer und Eskalationsstufe dokumentiert
Reklamationsvorgänge mit Priorität, Tags und Transkript landen automatisch in der passenden Zendesk-Queue.
Strukturierte Tickets inklusive Klassifikation und Foto-Upload-Link direkt im Freshdesk-Posteingang.
Service-Ticket inklusive Kontakt, Kaufhistorie und Klassifikation direkt im HubSpot Service Hub.
Hosting in DeutschlandKein KI-Training mit Kundendatenohne OpenAI
Demo
Transkript eines echten Anrufs mit smao
E-Commerce
Ein echter Anruf, automatisch von smao übernommen.
Wirtschaftlichkeit
Was die Automatisierung konkret einspart
Einsparungen und Automatisierungspotenzial für deinen Reklamationen-Prozess auf einen Blick.
ROI-Check für Reklamationen
Überschlage deinen groben Return on Invest mit smao.
Annahme: 42 €/Std. Agentenkosten.
“Routinefragen werden zuverlässig beantwortet und komplexe Anliegen direkt weitergeleitet. Das entlastet das Team spürbar.”
Kein Fall geht mehr verloren. Jede Reklamation wird aufgenommen und dem richtigen Eskalationspfad zugeordnet.
Service-Teams mit hohem Reklamationsvolumen, die klare Fallführung und schnelle Erstreaktion brauchen.
Datenschutz-Architektur
Datenschutz und Sicherheit
Für Reklamationen in DACH entwickelt: Hosting in Deutschland, klare Datenflüsse und kein KI-Training mit Kundendaten.
Kein KI-Training mit Kundendaten, jemals. Eigene Codebasis. Saubere Mandantentrennung.
Die smao Cloud wird in Deutschland gehostet. Gespräche werden ohne OpenAI und ohne US-KI-Subprozessoren verarbeitet.
Rollen, Aufbewahrung und Löschung werden passend zum konkreten Einsatz festgelegt.
Transparenz, Dokumentation und Betreiberpflichten werden für den Anwendungsfall geprüft.
Häufige Fragen aus dem Betrieb
Antworten zu Betrieb, Integrationen und Datenschutz für Reklamationen.
Wie schnell ist Reklamationen einsatzbereit?
In der Regel in wenigen Tagen produktiv. Der konkrete Aufwand hängt von Routing-Regeln, Integrationen und internen Freigaben ab.
Was wird von meinem Team für den Start benötigt?
Wir benötigen die Zielprozesse, Zuständigkeiten, Eskalationsregeln und die gewünschten Übergabeziele (z. B. CRM, Helpdesk, E-Mail).
Wie stellen wir sicher, dass nichts verloren geht?
Jeder Schritt wird protokolliert. Offene oder ungeklärte Fälle können regelbasiert eskaliert und an definierte Teams gemeldet werden.
Welche Systeme können angebunden werden?
Je nach Use Case binden wir CRM, Helpdesk, Kalender und Team-Tools per One-Click-Integrationen, API oder Webhooks an.
Wie sieht ein typischer Datenfluss aus?
Anruf -> strukturierte Variablen/Analyse -> Routing/Workflow -> Übergabe an Zielsystem wie CRM, Ticketing oder Chat.
Können wir eigene Felder und Workflows nutzen?
Ja. Variablen, Bedingungen und Übergaben lassen sich auf deine vorhandenen Prozesse und Datenmodelle abstimmen.
Ist der Einsatz DSGVO-konform möglich?
smao unterstützt eine datenschutzgerechte Ausgestaltung. Die konkrete Bewertung hängt von Zweck, Rechtsgrundlage, Aufbewahrung, Integrationen und gewähltem Betriebsmodell ab.
Wo werden die Daten verarbeitet?
Die smao Cloud wird in Deutschland gehostet und verarbeitet Gespräche ohne OpenAI oder US-KI-Subprozessoren. Verbindungen zu Telefonie und Integrationen werden separat dokumentiert.
Wie werden Zugriffe kontrolliert?
Benötigte Rollen, Freigaben und Nachweise werden für den konkreten Einsatz festgelegt.
Reklamationen ist einer von über 20 Anwendungsfällen, die der smao KI-Telefonassistent abdeckt — mit Cloud-Hosting in Deutschland, ohne OpenAI und in unter 15 Minuten testbar.
Hosting in Deutschland · Kein KI-Training