Angebotsanfragen jederzeit vollständig erfassen.
smao Assistenten nehmen Anfragen rund um die Uhr entgegen, erfassen Spezifikation, Mengen und Termine strukturiert und übergeben jede Anfrage an den richtigen Mitarbeiter.
Vertrieb
So funktioniert's
Von der eingehenden Anfrage bis zum priorisierten Vorgang im Vertrieb, ohne Lücken bei den Pflichtdaten.
- Anruf geht ein
smao nimmt Angebotsanfragen rund um die Uhr entgegen, auch außerhalb der Geschäftszeiten und an Wochenenden.
- Bedarf und Spezifikation aufgenommen
Der Assistent erfasst Mengen, Maße, Materialien, Liefertermin und besondere Anforderungen strukturiert.
- Pflichtdaten validiert
smao prüft die Vollständigkeit der Anfrage und stellt gezielte Rückfragen bei fehlenden oder unklaren Angaben.
- Übergabe inkl. Briefing
Die qualifizierte Anfrage landet mit Briefing, Anhängen und Priorität direkt im CRM beim zuständigen Vertrieb.
Vertrieb
Was smao für Angebotsanfragen leistet
Anfragen vollständig aufnehmen, Pflichtdaten validieren und mit Briefing an den richtigen Vertrieb übergeben.
- Anfragen rund um die Uhr entgegennehmen, auch außerhalb der Geschäftszeiten
- Produktspezifikation, Menge, Liefertermin und Kontaktdaten vollständig erfassen
- Pflichtfelder validieren und bei Lücken gezielt nachfragen
- Vollständige Anfrage mit Briefing an den zuständigen Vertrieb übergeben
- Vertriebsteam sofort bei neuen, vollständigen Anfragen benachrichtigen
- Jede Anfrage mit Transkript und Briefing im CRM dokumentiert
Anfrage als Deal mit Briefing, Notizen und automatischer Zuweisung an den passenden Vertrieb in HubSpot.
Neuer Deal in der passenden Pipeline-Stufe inklusive aller Pflichtdaten direkt in Pipedrive.
Strukturierte Lead-Anlage inklusive Briefing und Aufgabe für den zuständigen Account in Dynamics 365.
Hosting in DeutschlandKein KI-Training mit Kundendatenohne OpenAI
Demo
Transkript eines echten Anrufs mit smao
Maschinenbau
Ein echter Anruf, automatisch von smao übernommen.
Wirtschaftlichkeit
Was die Automatisierung konkret einspart
Einsparungen und Automatisierungspotenzial für deinen Angebotsanfragen-Prozess auf einen Blick.
ROI-Check für Angebotsanfragen
Überschlage deinen groben Return on Invest mit smao.
Annahme: 42 €/Std. Agentenkosten.
“Mit smao bearbeiten wir eingehende Anfragen schneller und strukturierter. Die Übergabe an unser Team läuft nahtlos und mit vollständigem Kontext.”
Anfragen kommen vollständig an. Kein Nachfragen mehr nach Umfang, Kontakt oder Projektstand.
Vertriebsteams, die täglich mit unvollständigen Eingangsanfragen und zu vielen Rückfragen kämpfen.
Datenschutz-Architektur
Datenschutz und Sicherheit
Für Angebotsanfragen in DACH entwickelt: Hosting in Deutschland, klare Datenflüsse und kein KI-Training mit Kundendaten.
Kein KI-Training mit Kundendaten, jemals. Eigene Codebasis. Saubere Mandantentrennung.
Die smao Cloud wird in Deutschland gehostet. Gespräche werden ohne OpenAI und ohne US-KI-Subprozessoren verarbeitet.
Rollen, Aufbewahrung und Löschung werden passend zum konkreten Einsatz festgelegt.
Transparenz, Dokumentation und Betreiberpflichten werden für den Anwendungsfall geprüft.
Häufige Fragen aus dem Betrieb
Antworten zu Betrieb, Integrationen und Datenschutz für Angebotsanfragen.
Wie schnell ist Angebotsanfragen einsatzbereit?
In der Regel in wenigen Tagen produktiv. Der konkrete Aufwand hängt von Routing-Regeln, Integrationen und internen Freigaben ab.
Was wird von meinem Team für den Start benötigt?
Wir benötigen die Zielprozesse, Zuständigkeiten, Eskalationsregeln und die gewünschten Übergabeziele (z. B. CRM, Helpdesk, E-Mail).
Wie stellen wir sicher, dass nichts verloren geht?
Jeder Schritt wird protokolliert. Offene oder ungeklärte Fälle können regelbasiert eskaliert und an definierte Teams gemeldet werden.
Welche Systeme können angebunden werden?
Je nach Use Case binden wir CRM, Helpdesk, Kalender und Team-Tools per One-Click-Integrationen, API oder Webhooks an.
Wie sieht ein typischer Datenfluss aus?
Anruf -> strukturierte Variablen/Analyse -> Routing/Workflow -> Übergabe an Zielsystem wie CRM, Ticketing oder Chat.
Können wir eigene Felder und Workflows nutzen?
Ja. Variablen, Bedingungen und Übergaben lassen sich auf deine vorhandenen Prozesse und Datenmodelle abstimmen.
Ist der Einsatz DSGVO-konform möglich?
smao unterstützt eine datenschutzgerechte Ausgestaltung. Die konkrete Bewertung hängt von Zweck, Rechtsgrundlage, Aufbewahrung, Integrationen und gewähltem Betriebsmodell ab.
Wo werden die Daten verarbeitet?
Die smao Cloud wird in Deutschland gehostet und verarbeitet Gespräche ohne OpenAI oder US-KI-Subprozessoren. Verbindungen zu Telefonie und Integrationen werden separat dokumentiert.
Wie werden Zugriffe kontrolliert?
Benötigte Rollen, Freigaben und Nachweise werden für den konkreten Einsatz festgelegt.
Angebotsanfragen ist einer von über 20 Anwendungsfällen, die der smao KI-Telefonassistent abdeckt — mit Cloud-Hosting in Deutschland, ohne OpenAI und in unter 15 Minuten testbar.
Hosting in Deutschland · Kein KI-Training