Microsoft Outlook: KI-Telefonie individuell anbinden
smao und Outlook verbinden: E-Mail-Zusammenfassungen und Kalenderaktionen sauber trennen. Voraussetzungen für eine individuelle Microsoft-Anbindung.
Dokumentationsstand: · smao Team
Individuelle Anbindung. Eine individuelle Verbindung kann Gesprächsergebnisse als E-Mail übergeben oder einen gesondert geprüften Kalenderablauf anstoßen. Postfach, Kalender und erlaubte Aktionen werden ausdrücklich festgelegt.
Dieser Leitfaden beschreibt eine Verbindung über API oder Automatisierung. Sie erfordert eigene Konfiguration und ist keine native One-Click-Integration. Die Beispiele zeigen ein mögliches Mapping; Zugang und Zielaktionen werden vor dem produktiven Einsatz im jeweiligen Konto geprüft.
E-Mail oder Termin: Welcher Ablauf wird gebraucht?
Eine E-Mail-Zusammenfassung dokumentiert ein Anliegen. Eine Terminbuchung muss zusätzlich Kalender, Zeitzone, Verfügbarkeit und die Zustimmung zu einem konkreten Termin berücksichtigen. Diese beiden Abläufe sollten getrennt eingerichtet und getestet werden.
Die smao Public API stellt Anrufdetails und Analyseergebnisse bereit. Ein Integrationsdienst kann freigegebene Angaben anschließend über Microsoft Graph oder einen passenden Automatisierungsdienst weiterverarbeiten. Welche Kontotypen unterstützt werden, hängt vom gewählten Microsoft-Zugriff ab.
Beispiel: Einen Terminwunsch zur Prüfung übergeben
Ein Anrufer nennt „Dienstag am Nachmittag“ als Wunsch. Daraus entsteht zunächst eine zu prüfende Anfrage und noch kein verbindlich gebuchter Termin.
- Name und Rückrufkontakt → soweit erfasst und für den Vorgang erforderlich.
- Terminwunsch → als Wunsch kennzeichnen; Datum, Uhrzeit und Zeitzone müssen eindeutig werden.
- Anliegen und benötigte Dauer → Grundlage für die Auswahl des richtigen Kalenders.
- Bestätigung → erst nach erfolgreicher Kalenderprüfung und Anlage an den Anrufer geben.
Was muss für Microsoft Graph geklärt werden?
Microsoft dokumentiert eigene Berechtigungen für Kalenderaktionen. Zum Anlegen eines Ereignisses wird etwa Calendars.ReadWrite verwendet; delegierte und anwendungsbezogene Zugriffe haben unterschiedliche Voraussetzungen. Prüft deshalb Zielpostfach, Kontotyp, Einwilligung und Berechtigungsumfang.
Der Integrationsablauf muss Wiederholungen erkennen und Fehlermeldungen behandeln. Testet auch abgelehnte Berechtigungen, einen belegten Zeitraum und eine nachträgliche Änderung. Das technische Anlegen eines Ereignisses allein führt noch keine vollständige Terminplanung aus.
Welche Aussagen wären zu weitgehend?
Eine Übergabe in Outlook bedeutet weder, dass Telefonanrufe in Outlook angenommen werden, noch dass alle Kalender automatisch synchronisiert sind. Auch Umbuchung, Absage und Verfügbarkeitsabfrage sind eigene Aktionen.
Wenn zunächst nur Gesprächszusammenfassungen benötigt werden, reicht ein klar definierter E-Mail-Ablauf mit festgelegtem Empfängerkreis. Kalenderrechte sollten erst hinzukommen, wenn sie für den tatsächlichen Prozess gebraucht werden.
Datenfluss und Verantwortung
Die smao Cloud verarbeitet Gespräche in Deutschland, ohne OpenAI und ohne US-KI-Subprozessoren in der Gesprächsverarbeitung. Für übertragene Daten gelten zusätzlich die Einstellungen und Verarbeitungsbedingungen von Microsoft Outlook und weiteren beteiligten Diensten. Übergebt nur die benötigten Felder und legt Zugriffe, Aufbewahrung und Fehlerbehandlung fest.
Quellen und technische Dokumentation
- smao Public API: Anrufe, Analyseergebnisse und Webhook-Tools
- Microsoft Graph: Kalenderereignis anlegen und Berechtigungen
Passende Anwendungsfälle
- Terminanfragen am Telefon aufnehmen
- Weiterleitung und Rückruf organisieren
- Architektur und Datenverarbeitung
Die Anbindung an Microsoft Outlook planen
Kläre Zielprozess, Berechtigungen und Umsetzung mit deinem Integrationspartner oder dem smao Team.