Microsoft Teams: KI-Telefonie individuell anbinden

Individuelle Anbindung. Eine individuelle Verbindung kann benötigte Gesprächsergebnisse als Nachricht in einem festgelegten Teams-Kanal bereitstellen. Sie dient der Übergabe an das Team und ist keine Teams-Phone-Anbindung.

Dieser Leitfaden beschreibt eine Verbindung über API oder Automatisierung. Sie erfordert eigene Konfiguration und ist keine native One-Click-Integration. Die Beispiele zeigen ein mögliches Mapping; Zugang und Zielaktionen werden vor dem produktiven Einsatz im jeweiligen Konto geprüft.

Was kann ein Teams-Workflow übernehmen?

Nach einem Anruf kann ein eigener Ablauf die freigegebenen Analyseergebnisse aus der smao Public API lesen und daraus eine Teams-Nachricht erstellen. Sinnvoll sind etwa ein Rückrufwunsch, eine kurze Beschreibung des Anliegens und die zuständige Gruppe.

Microsoft dokumentiert dafür unter anderem den Workflow-Trigger „When a Teams webhook request is received“. Prüft die aktuelle Methode für euren Tenant und baut neue Anleitungen nicht auf auslaufenden Microsoft-365-Connectors auf.

Beispiel: Rückrufhinweis im Service-Kanal

Ein Anrufer möchte vom zuständigen Team zurückgerufen werden. Der Workflow bereitet eine Nachricht mit den benötigten Informationen vor. Der Kanal und sein Leserkreis werden vorab festgelegt.

• Anliegen → kurze, sachliche Nachricht statt ungeprüftem Volltranskript.
• Rückrufnummer → nur im passenden, berechtigten Kanal bereitstellen.
• Zuständigkeit → feste Routingregel oder geprüfte Auswahl, keine beliebige Kanalveröffentlichung.
• Anruf-ID → Referenz und Schutz vor wiederholten Nachrichten.

Welche Voraussetzungen sind in Microsoft 365 wichtig?

Legt Workflow-Besitzer, Zielkanal und erlaubte Aufrufer fest. Microsoft weist darauf hin, dass Workflows an ihre Besitzer gebunden sind. Plant deshalb die Übernahme bei Personalwechseln und passende Mitbesitzer ein.

Die Authentifizierung muss zum gewählten Aufrufweg passen. Speichert Zugangsdaten im geschützten Integrationsdienst und prüft den Ablauf mit Testdaten. Die smao-Anrufauswertung kann nachgelagert laufen; die Nachricht muss deshalb nicht während des Telefonats eintreffen.

Ist das ein KI-Telefonassistent für Teams Phone?

Dieser Leitfaden beschreibt Nachrichten und strukturierte Übergaben in Teams. Das Annehmen oder Weiterleiten von Teams-Phone-Anrufen, Rufnummern und Telefonierouting sind separate Themen und werden damit nicht eingerichtet.

Eine erfolgreich veröffentlichte Nachricht ist außerdem keine Bestätigung, dass jemand den Rückruf übernommen hat. Wenn eine verbindliche Bearbeitung nötig ist, verknüpft den Hinweis mit einem geregelten Ticket- oder Rückrufprozess.

Datenfluss und Verantwortung

Die smao Cloud verarbeitet Gespräche in Deutschland, ohne OpenAI und ohne US-KI-Subprozessoren in der Gesprächsverarbeitung. Für übertragene Daten gelten zusätzlich die Einstellungen und Verarbeitungsbedingungen von Microsoft Teams und weiteren beteiligten Diensten. Übergebt nur die benötigten Felder und legt Zugriffe, Aufbewahrung und Fehlerbehandlung fest.

Quellen und technische Dokumentation

• smao Public API: Anrufe, Analyseergebnisse und Webhook-Tools
• Microsoft: Eingehende Webhooks und Workflows
• Microsoft: Teams-Connector und erlaubte Aufrufer

Passende Anwendungsfälle

• Anliegen im IT-Support aufnehmen
• Weiterleitung und Rückruf organisieren
• Architektur und Datenverarbeitung

Die Anbindung an Microsoft Teams planen

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