weclapp: KI-Telefonie individuell anbinden

Individuelle Anbindung. Eine individuelle Verbindung kann Anrufdaten aus smao für den passenden weclapp-Prozess bereitstellen. Entscheidend sind das gebuchte Modul, der Datensatztyp und die erlaubte Zielaktion.

Dieser Leitfaden beschreibt eine Verbindung über API oder Automatisierung. Sie erfordert eigene Konfiguration und ist keine native One-Click-Integration. Die Beispiele zeigen ein mögliches Mapping; Zugang und Zielaktionen werden vor dem produktiven Einsatz im jeweiligen Konto geprüft.

Welches weclapp-Modul ist das Ziel?

weclapp verbindet unter anderem Kunden- und Kontaktverwaltung, Projekte und einen optionalen Helpdesk. Deshalb ist „in weclapp speichern“ noch keine vollständige Anforderung. Legt fest, ob das Gespräch zu einem Kundenkontakt, einer Aufgabe oder einem Helpdesk-Vorgang gehört.

Ein Integrationsdienst kann abgeschlossene Anrufe und konfigurierte Analyseergebnisse über die smao Public API auslesen und in den vorgesehenen weclapp-Prozess übergeben. Der konkrete Datensatztyp und seine Pflichtfelder werden anhand eurer weclapp-Umgebung festgelegt.

Beispiel: Ein Kundenanliegen für den Helpdesk vorbereiten

Ein Kunde meldet telefonisch einen Fehler. Das Beispiel setzt voraus, dass der benötigte Helpdesk-Prozess in weclapp verfügbar ist; alternativ kann ein CRM-bezogener Ablauf vereinbart werden.

• Telefonnummer und bestätigte Kundendaten → vorhandenen Kontakt prüfen, Mehrdeutigkeiten zur Klärung vorlegen.
• Fehlerbild und Rückrufwunsch → strukturierte Beschreibung des Vorgangs.
• Zuständigkeit → anhand eurer Servicebereiche festlegen.
• Anruf-ID und Ziel-ID → Zuordnung für Wiederholungen und spätere Nachfragen speichern.

Welche Voraussetzungen werden geprüft?

Die weclapp-Dokumentation beschreibt eine offene REST API. Prüft vor der Einrichtung den API-Zugang, das verwendete Modul und die Berechtigungen des ausführenden Kontos. Die smao-Zugangsdaten und die weclapp-Zugangsdaten bleiben voneinander getrennt.

Erprobt die Übergabe mit einem bekannten Kunden, einer unbekannten Nummer und einer wiederholten Verarbeitung. Pflichtfelder, zulässige Statuswerte und die Behandlung fehlender Angaben müssen im gewählten Modul funktionieren.

Ist damit das gesamte ERP synchronisiert?

Nein. Eine gezielte Übergabe von Gesprächsdaten ist keine vollständige CRM- oder ERP-Synchronisation. Aufträge, Rechnungen, Bestände und beidseitige Stammdatenänderungen benötigen eigene Regeln und Schnittstellen.

Die Einrichtung richtet sich nach dem konkreten Kundenprozess. Eine pauschale Zusage zu allen weclapp-Modulen, sofortiger Verfügbarkeit oder automatischer Pflege jeder Pipeline wäre dafür zu weitgehend.

Datenfluss und Verantwortung

Die smao Cloud verarbeitet Gespräche in Deutschland, ohne OpenAI und ohne US-KI-Subprozessoren in der Gesprächsverarbeitung. Für übertragene Daten gelten zusätzlich die Einstellungen und Verarbeitungsbedingungen von weclapp und weiteren beteiligten Diensten. Übergebt nur die benötigten Felder und legt Zugriffe, Aufbewahrung und Fehlerbehandlung fest.

Quellen und technische Dokumentation

• smao Public API: Anrufe, Analyseergebnisse und Webhook-Tools
• weclapp: ERP für Dienstleister und Helpdesk
• weclapp: Integrationen und REST API

Passende Anwendungsfälle

• KI-Telefonassistenz für IT-Systemhäuser
• Kundenanliegen strukturiert aufnehmen
• Architektur und Datenverarbeitung

Die Anbindung an weclapp planen

Kläre Zielprozess, Berechtigungen und Umsetzung mit deinem Integrationspartner oder dem smao Team.