HaloPSA Integration für strukturierte Anrufdaten
smao legt nach dem Gespräch ein Ticket in HaloPSA an: nach eurem Tickettyp, mit den Feldern des Ticketformulars und optional mit Team, Agent, SLA und Priorität. Kontakte übernimmt smao aus HaloPSA.
Beispiel-Usecase
Beispiel: Eine Störung wird zum HaloPSA-Ticket
Ein Kunde meldet eine Störung. smao erkennt ihn über die übernommenen Kontakte, nimmt das Anliegen auf und legt nach dem Gespräch das Ticket nach eurem Tickettyp an.
- Anruf trifft ein
Ein Kunde meldet eine Störung, auch außerhalb der Servicezeiten oder wenn alle Leitungen belegt sind.
- Anrufer wird erkannt
smao gleicht die Rufnummer mit den aus HaloPSA übernommenen Kontakten ab. Erkannt wird nur ein exakter Treffer in einer Kontaktgruppe, die dem Assistenten zugewiesen ist.
- Assistent klärt das Anliegen
Der Assistent fragt die Angaben ab, die euer Ticket braucht, zum Beispiel betroffenes System, Fehlerbild und Rückrufnummer.
- Ticket in HaloPSA
Nach dem Gespräch legt die Anrufanalyse das Ticket mit den Feldern eures Tickettyps an. Ticket-ID und Links stehen danach für weitere Schritte bereit.
Funktionsumfang
Was smao mit HaloPSA macht
Was im Gespräch und nach dem Gespräch passiert, geprüft an der Integration in smao.
- Tickets nach euren HaloPSA-Tickettypen anlegen
- Felder des Ticketformulars inklusive eigener Felder
- Kontakte mit Firma aus HaloPSA übernehmen
Ein HaloPSA-Knoten in der Anrufanalyse legt pro Anruf ein Ticket an. ITIL-Typ, Tickettyp und Status sind Pflicht.
Je nach Tickettyp setzt smao Zusammenfassung, Details, Auswirkung, Dringlichkeit, Kategorie, Termine und eigene Felder. Pflichtfelder übernimmt smao aus HaloPSA.
Team und Agent sind optional. SLA und Priorität stehen standardmäßig auf „nicht setzen“; dann greifen eure Regeln in HaloPSA.
smao sucht den Anfragenden beim Anlegen über E-Mail und Telefon in HaloPSA. Ohne Treffer nutzt der Knoten eine hinterlegte Ersatz-E-Mail.
Ticket-ID, Agenten- und Portal-Link stehen danach als Variablen bereit, etwa für eine Slack-Nachricht.
Optional übernimmt smao aktive Kontakte mit Firma aus HaloPSA, beim Verbinden und danach alle 24 Stunden. Agenten werden nicht übernommen.
IT-Systemhäuser
Für Systemhäuser: Störungen deiner Kunden landen als Ticket in HaloPSA
smao nimmt Störungsmeldungen und Serviceanfragen an, fragt Kunde, System, Fehlerbild und Dringlichkeit ab und legt das Ticket in HaloPSA an, auf Wunsch mit Transkript. Viele Systemhäuser starten damit im eigenen Betrieb und bieten smao danach unter eigener Marke ihren Kunden an.
Einrichtung
So wird HaloPSA angebunden
HaloPSA wird in den smao Einstellungen verbunden. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung liegt im Help-Center.
- In HaloPSA eine API-Anwendung mit Client-ID und Client-Secret anlegen.
- In smao unter Integrationen HaloPSA verbinden: Basis-URL, bei Bedarf Tenant, Client-ID und Client-Secret eintragen.
- In den Einstellungen die IDs für ITIL-Typ, Auswirkung und Dringlichkeit prüfen und die Kontaktgruppe dem Assistenten zuweisen.
- In der Anrufanalyse den HaloPSA-Knoten hinzufügen, Tickettyp und Status wählen, die Felder füllen und mit einem Testanruf prüfen.
Die vollständige Anleitung mit allen Feldern und Screenshots für HaloPSA.
Setup-Artikel zu HaloPSADatenschutz-Architektur
Datenschutz an erster Stelle
Auch bei der KI-Telefonassistenz mit HaloPSA gilt: Cloud-Hosting in Deutschland und ein Datenpfad, der zur konkreten Anbindung dokumentiert wird.
Gesprächsverarbeitung ohne OpenAI und ohne US-KI-Subprozessoren.
Die smao Cloud wird in Deutschland betrieben; angebundene Dienste werden separat bewertet.
Du legst fest, welches Wissen genutzt wird und welche Daten an welches System gehen.
Hinweise, Dokumentation und menschliche Übergaben richten sich nach dem konkreten Einsatz.
FAQ: KI-Telefonassistent und HaloPSA im Betrieb
Antworten zu Betrieb, Datenfluss und Sicherheit für HaloPSA.
Was macht die HaloPSA-Integration von smao?
Sie legt nach dem Gespräch ein Ticket in HaloPSA an, nach eurem Tickettyp und mit den Feldern seines Formulars. Optional übernimmt sie Kontakte mit Firma aus HaloPSA, damit smao Anrufer erkennt.
Welche Felder setzt smao im HaloPSA-Ticket?
ITIL-Typ, Tickettyp und Status, optional Team, Agent, SLA und Priorität sowie die Felder des Ticketformulars wie Zusammenfassung, Details, Auswirkung, Dringlichkeit, Kategorie, Termine und eigene Felder. Ein Zieltermin entsteht nur, wenn der Tickettyp dafür Felder hat.
Setzt smao Priorität und SLA selbst?
Nicht automatisch. Beide stehen standardmäßig auf „nicht setzen“, dann greifen eure Regeln in HaloPSA. Ihr könnt einen festen Wert wählen oder ihn per Regel aus Variablen der Anrufanalyse ableiten.
Welche Tickettypen werden nicht unterstützt?
Tickettypen mit Genehmigungsprozess und Auswahlfelder, die HaloPSA per SQL befüllt.
Was brauche ich in HaloPSA?
Eine API-Anwendung mit Client-ID und Client-Secret. smao meldet sich darüber an und fordert bei abgelaufener Anmeldung selbst ein neues Token an.
Braucht die Ticketanlage die Kontaktübernahme?
Nein. Den Anfragenden sucht smao beim Anlegen direkt in HaloPSA. Die Übernahme braucht ihr nur, damit smao Anrufer schon im Gespräch erkennt.
Welcher smao-Tarif ist nötig?
Integrationen sind in den Tarifen Advanced, Scale und Enterprise enthalten, nicht im Pay as you Go.
Welche Gesprächsdaten landen in HaloPSA?
Nur, was ihr in die Felder des Knotens aufnehmt, dazu die Zuordnung zum Kontakt. Das Transkript steht nur im Ticket, wenn ihr es als Variable einsetzt. Die Gesprächsverarbeitung bei smao läuft ohne OpenAI und ohne US-KI-Subprozessoren.
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Wir definieren Mapping, Routing und Übergaben mit euch.