Venabo Integration für strukturierte Anrufdaten
smao legt nach dem Gespräch ein Ticket in Venabo an: mit Betreff, Beschreibung, zuständiger Person und dem Kunden des Anrufers. Ansprechpartner übernimmt smao aus Venabo.
Beispiel-Usecase
Beispiel: Eine Störung wird zum Venabo-Ticket
Ein Kunde meldet eine Störung. smao erkennt ihn über die übernommenen Ansprechpartner, nimmt das Anliegen auf und legt nach dem Gespräch das Ticket an.
- Anruf trifft ein
Ein Kunde meldet eine Störung, auch außerhalb der Servicezeiten oder wenn alle Leitungen belegt sind.
- Anrufer wird erkannt
smao gleicht die Rufnummer mit den aus Venabo übernommenen Ansprechpartnern ab. Erkannt wird nur ein exakter Treffer in einer Kontaktgruppe, die dem Assistenten zugewiesen ist.
- Assistent klärt das Anliegen
Der Assistent fragt die Angaben ab, die euer Ticket braucht, zum Beispiel betroffenes System, Fehlerbild und Rückrufnummer.
- Ticket in Venabo
Nach dem Gespräch legt die Anrufanalyse das Ticket an, beim Kunden des Anrufers und mit der zuständigen Person.
Funktionsumfang
Was smao mit Venabo macht
Was im Gespräch und nach dem Gespräch passiert, geprüft an der Integration in smao.
- Nach dem Gespräch ein Ticket in Venabo anlegen
- Zuständige Person über ihre E-Mail-Adresse zuweisen
- Ansprechpartner mit Firma aus Venabo übernehmen
Ein Venabo-Knoten in der Anrufanalyse legt pro Anruf ein Ticket an. Der Betreff ist Pflicht, die Beschreibung landet als Kommentar.
Diese Werte tragt ihr als numerische IDs aus Venabo ein. Eine Auswahlliste gibt es dafür nicht.
Die zuständige Person findet smao über ihre E-Mail-Adresse in Venabo.
smao sucht den Ansprechpartner über Telefon, E-Mail und Namen und legt das Ticket beim Kunden an. Ohne Treffer nutzt der Knoten einen hinterlegten Ersatzkontakt.
Die Ticket-ID steht danach als Variable für weitere Schritte der Anrufanalyse bereit.
Optional übernimmt smao Ansprechpartner mit Firma aus Venabo, beim Verbinden und danach alle 24 Stunden. Die Richtung ist nur Venabo zu smao.
IT-Systemhäuser
Für Systemhäuser: Störungen deiner Kunden landen als Ticket in Venabo
smao nimmt Störungsmeldungen und Serviceanfragen an, fragt Kunde, System, Fehlerbild und Dringlichkeit ab und legt das Ticket in Venabo an, auf Wunsch mit Transkript. Viele Systemhäuser starten damit im eigenen Betrieb und bieten smao danach unter eigener Marke ihren Kunden an.
Einrichtung
So wird Venabo angebunden
Venabo wird in den smao Einstellungen verbunden. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung liegt im Help-Center.
- In Venabo einen API-Schlüssel für smao bereitstellen.
- In smao unter Integrationen Venabo verbinden: Basis-URL und API-Schlüssel eintragen.
- In den Einstellungen Übernahme und Ersatzkontakt festlegen und die Kontaktgruppe dem Assistenten zuweisen.
- In der Anrufanalyse den Venabo-Knoten hinzufügen, Betreff, zuständige Person und die IDs für Tickettyp, Status und Priorität eintragen und mit einem Testanruf prüfen.
Die vollständige Anleitung mit allen Feldern und Screenshots für Venabo.
Setup-Artikel zu VenaboDatenschutz-Architektur
Datenschutz an erster Stelle
Auch bei der KI-Telefonassistenz mit Venabo gilt: Cloud-Hosting in Deutschland und ein Datenpfad, der zur konkreten Anbindung dokumentiert wird.
Gesprächsverarbeitung ohne OpenAI und ohne US-KI-Subprozessoren.
Die smao Cloud wird in Deutschland betrieben; angebundene Dienste werden separat bewertet.
Du legst fest, welches Wissen genutzt wird und welche Daten an welches System gehen.
Hinweise, Dokumentation und menschliche Übergaben richten sich nach dem konkreten Einsatz.
FAQ: KI-Telefonassistent und Venabo im Betrieb
Antworten zu Betrieb, Datenfluss und Sicherheit für Venabo.
Was macht die Venabo-Integration von smao?
Sie legt nach dem Gespräch ein Ticket in Venabo an, beim Kunden des Anrufers und mit der zuständigen Person. Optional übernimmt sie Ansprechpartner aus Venabo, damit smao Anrufer erkennt.
Welche Felder setzt smao im Venabo-Ticket?
Betreff, Beschreibung als Kommentar, Tickettyp, Status und Priorität als IDs, Kunde, Ansprechpartner und zuständige Person. Fälligkeit und Servicevertrag setzt die Integration nicht.
Was passiert, wenn der Anrufer nicht gefunden wird?
Dann nutzt der Knoten den hinterlegten Ersatzkontakt. Ohne Ersatzkontakt sendet smao das Ticket ohne Kundenzuordnung.
Worauf muss ich bei Rufnummern achten?
smao übernimmt die Rufnummernfelder 1 bis 4 der Ansprechpartner. Nummern, die nur im Feld „Telefonnummer“ stehen, kennt smao für die Erkennung nicht.
Wie finde ich die IDs für Tickettyp, Status und Priorität?
Die numerischen IDs stammen aus eurer Venabo-Konfiguration. Werte, die keine Zahl sind, übergibt smao nicht.
Welcher smao-Tarif ist nötig?
Integrationen sind in den Tarifen Advanced, Scale und Enterprise enthalten, nicht im Pay as you Go.
Welche Gesprächsdaten landen in Venabo?
Nur, was ihr in die Felder des Knotens aufnehmt, dazu die Zuordnung zum Kontakt. Das Transkript steht nur im Ticket, wenn ihr es als Variable einsetzt. Die Gesprächsverarbeitung bei smao läuft ohne OpenAI und ohne US-KI-Subprozessoren.
Venabo jetzt live schalten.
Wir definieren Mapping, Routing und Übergaben mit euch.