Was kostet ein KI-Telefonassistent? Cloud-Nutzung und eigenen Betrieb planen

Mit dem benötigten Ergebnis anfangen

Ein KI-Telefonassistent soll Anrufe annehmen und brauchbare Ergebnisse übergeben: etwa ein Ticket, einen Rückrufwunsch oder eine Kalenderbuchung. Für eine Kostenschätzung brauchst du deshalb neben Anrufzahl und Gesprächsdauer auch den gewünschten Ablauf. Eine reine FAQ-Annahme hat andere Integrationsaufgaben als eine geprüfte Ticketanlage mit Eskalation.

Erfasse für einen repräsentativen Zeitraum die relevanten Anrufe und ihre Dauer. Halte Spitzenzeiten, benötigte parallele Gespräche, Weiterleitungen und angebundene Systeme getrennt fest. Wenn Werte fehlen, rechne mit mehreren ausdrücklich benannten Szenarien, statt eine einzelne Zahl als belastbares Budget auszugeben.

• Welche Anruftypen soll der Assistent übernehmen und welche gehen an Menschen?
• Wie viele Gesprächsminuten sind pro Monat zu erwarten?
• Welche Rufnummern, Weiterleitungen und vorhandenen Telefonieverträge werden benötigt?
• Welche Systeme müssen gelesen oder beschrieben werden?
• Wer übernimmt Abnahme, laufende Änderungen und Störungsbearbeitung?

Grundpreis, enthaltene Minuten und Mehrverbrauch trennen

Bei smao Pay as you Go gibt es keine monatliche Grundgebühr; Gesprächsminuten kosten laut aktueller Preisliste 0,35 €. Advanced und Scale verbinden einen Grundpreis mit enthaltenen Minuten. Die verbindliche aktuelle Übersicht bleibt die Preisseite.

Advanced kostet im monatlich kündbaren Tarif 299 € pro Monat mit 1.250 enthaltenen Minuten. Zusätzliche Minuten kosten 0,25 €. Bei zwölf Monaten Laufzeit beträgt der ausgewiesene monatliche Preis 249 €. Scale enthält 3.000 Minuten und kostet monatlich kündbar 499 € beziehungsweise 449 € pro Monat bei zwölf Monaten Laufzeit; zusätzliche Minuten kosten 0,20 €.

Die rund 0,15 € je enthaltener Minute im Scale-Jahrestarif ergeben sich aus 449 € geteilt durch 3.000 Minuten. Das ist eine rechnerische Einordnung des Kontingents. Es bedeutet weder, dass jede Mehrverbrauchsminute 0,15 € kostet, noch dass diese Kosten bei geringer Nutzung erreicht werden.

Ein nachvollziehbares Beispiel mit klaren Grenzen

Angenommen, dein Team nutzt in einem Monat 1.500 abrechenbare Gesprächsminuten und wählt Advanced im monatlich kündbaren Tarif. Die Rechnung für Grundpreis und Gesprächsminuten lautet: 299 € + (1.500 − 1.250) × 0,25 € = 361,50 €.

Das Beispiel verwendet die am 23. September 2026 geprüften veröffentlichten Listenpreise. Es ist kein Angebot und keine vollständige Rechnung. Zusätzliche Rufnummern, kostenpflichtige Weiterleitungen, Nachrichten, externe Telefonie sowie individuell vereinbarte Leistungen sind darin nicht berücksichtigt. Prüfe die Vertrags- und Steuerangaben für dein tatsächliches Angebot.

Vergleiche ein zweites Szenario mit niedrigerer und eines mit höherer Nutzung. Ein Tarif mit mehr enthaltenen Minuten ist nicht automatisch günstiger, wenn das Kontingent dauerhaft ungenutzt bleibt.

Telefonie, Nachrichten und Integrationsarbeit berücksichtigen

Die aktuelle smao Preisseite nennt für Telefonie über smao 0,06 € je weitergeleiteter Minute und 5 € pro zusätzlicher Rufnummer im Monat. Advanced enthält drei, Scale fünf Rufnummern. Diese Angaben gelten für smao Telefonie. Bindest du deine eigenen Rufnummern über einen SIP-Trunk an, fallen dafür bei smao keine Weiterleitungs- und Rufnummernkosten an. Im Pay as you Go kostet die Einrichtung des eigenen SIP-Trunks einmalig 99 €, ab Advanced ist sie inklusive. Die Konditionen deines Telefonieanbieters prüfst du separat.

Textnachrichten werden gesondert bepreist. Für SMS oder WhatsApp können außerdem Kanalgebühren relevant sein. Setze Gesprächsminuten, KI-Nachrichten und solche Kanalgebühren nicht gleich; verwende für die konkret genutzten Funktionen die aktuelle Preisliste.

Auch der Einrichtungsumfang gehört in die Entscheidung: eine vorhandene native Integration, das kundenspezifische Feldmapping und eine individuell geplante Schnittstelle sind unterschiedliche Aufgaben. Kläre vor dem Start, welche Arbeit im gewählten Angebot enthalten ist und wer zusätzliche Anforderungen umsetzt. Erfinde dafür keinen pauschalen Integrationspreis.

Cloud und eigene Infrastruktur separat kalkulieren

Im Cloud-Modell betreibt smao die Plattform. Für Enterprise werden die Konditionen individuell vereinbart. Auch bei Cloud-Nutzung bleiben die Anbindung deiner Telefonie und Kundensysteme sowie die Betreuung deines Ablaufs konkrete Aufgaben, deren Verantwortung geklärt werden muss.

Bei smao On Premises können KI-Dienste und Produktdaten auf der eigenen Linux- und Docker-Infrastruktur betrieben werden. Telefonie, externe Verbindungen und Betriebsverantwortung werden für das Projekt abgestimmt. Daraus folgt kein pauschales Hardwarebudget und keine Zusage, dass alle Komponenten oder Verbindungen in jeder Umgebung lokal sind.

Für eine belastbare Schätzung werden Zielumgebung, gleichzeitige Gespräche, Verfügbarkeit, bestehende Infrastruktur und Verantwortlichkeiten geprüft. Plane Ressourcen für Updates, Monitoring, Sicherung, Wiederherstellung und Störungsbearbeitung ein. Bereits vorhandene Hardware macht diese Aufgaben nicht kostenfrei. Die Architekturübersicht hilft, die zu klärenden Datenpfade zu benennen.

Nutzen an korrekten Ergebnissen prüfen

Stelle den Kosten nicht einfach die gesamte Gesprächsdauer als eingesparte Arbeitszeit gegenüber. Prüfe, wie viele Anliegen korrekt übergeben wurden, welche Nacharbeit übrig bleibt und wie häufig ein Mensch übernehmen muss. Ein verpasstes oder falsch zugeordnetes Ticket kann den Vorteil eines kurzen Gesprächs aufheben.

Miss vor und während eines begrenzten Piloten dieselben Größen. Dokumentiere Zeitraum, Anruftypen und Methode. Wenn die Daten keine belastbare Einsparung zeigen, bleibt der Business Case offen; ein KI-Einsatz allein ist kein Nachweis für einen positiven ROI.

Die passende nächste Entscheidung

Wenn Cloud-Nutzung zu deinen Anforderungen passt, vergleiche die aktuellen Tarife mit deinem erwarteten Volumen auf der Preisseite. Für den Standard-Cloud-Test stehen 50 Freiminuten ohne Kreditkarte zur Verfügung. Eine Einrichtungsgebühr fällt nur an, wenn du im Pay as you Go einen eigenen SIP-Trunk anbindest. Das ersetzt keine projektbezogene On-Premises-Eignungsprüfung.

Für den Betrieb auf eigener Infrastruktur bereite deine Zielumgebung, Telefonie und Betriebsanforderungen vor und nutze die Anfrage auf der On-Premises-Seite. So lässt sich der tatsächlich benötigte Umfang klären, bevor du Cloud-Nutzung und eigenen Betrieb vergleichst.