Synthflow im Faktencheck: DSGVO, Preise & Alternativen 2026

Was ist Synthflow AI, und wer steckt dahinter?

Synthflow AI ist eine Voice-AI-Plattform der AgentFlow AI GmbH aus Berlin, mit der Unternehmen KI-Telefonagenten für eingehende und ausgehende Anrufe betreiben. Die Startseite nennt als Einsatzfeld die Telefonautomatisierung in Unternehmen, die Preisseite richtet sich an Enterprise-Kunden.

Diese Seite stammt von smao, einem der verglichenen Anbieter. Alle Angaben zu Synthflow und den anderen Anbietern stammen aus deren eigenen Seiten und Dokumenten, Stand 06.10.2026.

Als Sprachmodell stehen laut Dokumentation OpenAI-Modelle und hauseigene Synthflow-Modelle zur Wahl. Dazu kommen eine REST-API mit eigenem EU-Endpunkt und laut Integrationsseite mehr als 200 anbindbare Tools, darunter HubSpot und Salesforce.

Eine Alternative kann für Teams ohne Enterprise-Budget interessant sein, für Unternehmen, die mit öffentlichen Preisen selbst starten wollen, und für Betriebe, die eine deutsche Rufnummer ohne eigenen Carrier brauchen.

Synthflow auf einen Blick

Die wichtigsten Fakten laut Synthflow, Stand 06.10.2026:

• Anbieter: AgentFlow AI GmbH, Kurfürstendamm 15, 10719 Berlin, Amtsgericht Charlottenburg HRB 255004 B (Impressum).
• Vertrag: Die AGB für den DACH-Raum (Stand 13.05.2026) sehen deutsches Recht und Berlin als Gerichtsstand vor. Einen AVV stellt Synthflow auf Anfrage bereit.
• Preis: laut Preisseite Enterprise-Verträge ab 30.000 $ pro Jahr, kein öffentlicher Minutenpreis. Die FAQ der Startseite nennt dagegen einen kostenlosen Start und Pay-as-you-go. Abgerechnet wird sekundengenau (Abrechnung).
• Datenregion: US- oder EU-Cluster, gewählt beim Anlegen des Workspace und danach fest; im EU-Cluster bleiben Speicherung und Verarbeitung laut Synthflow in der EU. WhatsApp- und SMS-Agenten gibt es nur in US-Workspaces. Der ältere Global-Cluster läuft im vierten Quartal 2026 aus (Customer Region).
• Compliance laut Trust Center: Das Trust Center listet unter anderem SOC 2 Type 2, ISO/IEC 27001, ISO/IEC 42001:2023, PCI DSS v4.0.1 und HIPAA. Die meisten Dokumente sind erst nach Zugangsanfrage und NDA einsehbar.
• Rufnummern: Kauf nur für USA, Kanada und Australien, 1,50 $ pro Nummer und Monat (Phone numbers).
• Deutsch: für Spracherkennung und Sprachausgabe unterstützt (Sprachen).
• On-Premises: Häkchen in der Zeile „On-Prem Option“ der Vergleichsseite. Die DACH-AGB beschreiben die Software als SaaS in einer von Synthflow verwalteten Cloud; technische Angaben zu einem Betrieb beim Kunden veröffentlicht Synthflow in der Dokumentation nicht.
• White-Label: eigenes Branding, eigene Domain, Subaccounts und Weiterverkauf können dazugehören, wenn sie im Konto freigeschaltet sind (Enterprise).

Ist Synthflow DSGVO-konform?

Ob dein Einsatz von Synthflow DSGVO-konform ist, hängt vom gewählten Cluster, von der Konfiguration und vom Vertrag ab; pauschal beantworten lässt sich das nicht. Synthflow liefert dafür mehrere Bausteine: einen Anbieter mit Sitz in Berlin, deutsches Recht in den DACH-AGB, einen AVV auf Anfrage und einen EU-Cluster, in dem Speicherung und Verarbeitung laut Dokumentation in der EU bleiben.

Entscheidend ist der Cluster: Den US- oder EU-Cluster wählst du beim Anlegen eines Workspace, danach ist er fest (Customer Region). Zwei Synthflow-Texte beschreiben das anders: Ein Blogbeitrag vom 10.04.2026 schreibt, EU-Kundendaten blieben standardmäßig in der EU, und die Telefonie-FAQ beantwortet die Frage nach Servern in Europa mit „Very soon.“ (beide abgerufen am 06.10.2026). Lass dir die Region deshalb vor dem Vertrag schriftlich bestätigen. Der ältere Global-Cluster speichert Daten in der EU, verarbeitet Live-Anrufe aber je nach Routing in den USA oder der EU; Synthflow stellt ihn im vierten Quartal 2026 ein. Antwortest du nicht auf die Regionsabfrage, zieht Synthflow deinen Workspace laut Migrationsseite in den US-Cluster um. Ein späterer Wechsel ist eine kostenpflichtige manuelle Migration.

Auch angebundene Dienste zählen. Mit eigenem Twilio-Konto laufen in EU-Workspaces laut Twilio-Anleitung Anrufe und Aufnahmen über Twilios irische Region, SMS, WhatsApp und Nummernkauf über die US-Region. Das Trust Center listet als KI-Unterauftragsverarbeiter unter anderem OpenAI sowie Anbieter für Spracherkennung und Sprachsynthese mit Standort „US, EU“, einen Anbieter für GPU-Rechenleistung nur mit „US“. Welcher Dienst in welchem Cluster arbeitet, schlüsselt die Liste nicht auf. Der AVV-Text liegt im Trust Center hinter einer Zugangsanfrage.

Auch bei smao prüfst du die Datenwege selbst: Die smao Cloud wird in Deutschland gehostet; Gespräche laufen ohne OpenAI und ohne US-KI-Subprozessoren in der Gesprächsverarbeitung. Welche Unterauftragsverarbeiter an deinem Einsatz beteiligt sind, klärst du bei smao wie bei jedem Anbieter im AVV. Prüfe vor dem Vertrag diese Punkte; die Liste ersetzt keine Rechtsberatung:

• AVV nach Art. 28 DSGVO mit Nachweis- und Prüfrechten einschließlich Inspektionen (Abs. 3 lit. h); kläre, welche Unterlagen du vorab erhältst.
• Region: Bestimme die Datenregion vor dem Start und halte sie im Vertrag fest; bei Synthflow wählst du den EU-Cluster beim Anlegen des Workspace.
• Drittländer: Übermittlungen an Dienste mit Standort USA brauchen eine Grundlage nach Art. 44 ff. DSGVO, etwa Standarddatenschutzklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c.
• Speicherdauer: Lege Löschfristen für Aufnahmen und Transkripte fest (Speicherbegrenzung, Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO).
• Aufzeichnung: Die unbefugte Aufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Wortes ist nach § 201 StGB strafbar. Kläre, ob und auf welcher Grundlage Audio gespeichert wird.
• KI-Hinweis: Nach Art. 50 KI-Verordnung muss ein KI-System, das direkt mit Menschen interagiert, so gestaltet sein, dass Anrufer erfahren, dass sie mit einer KI sprechen, sofern das nicht offensichtlich ist. Mehr im Beitrag zur EU-KI-Verordnung in der KI-Telefonie.

AVV und Aufbewahrung von Anrufdaten

Alle vier Anbieter bieten einen Auftragsverarbeitungsvertrag an (AVV, englisch DPA); unterschiedlich sind der Weg dorthin und die Frist, nach der Anrufdaten gelöscht werden. Synthflow stellt den AVV laut DACH-AGB auf Anfrage bereit und löscht Transkripte, Aufnahmen und Anrufer-IDs laut Dokumentation nach 30 Tagen, wenn du diese Option je Agent einschaltest. Eine Standardfrist nennt die Dokumentation nicht; ein Synthflow-Blog vom 10.04.2026 nennt 90 Tage. Retell AI stellt den DPA mit Standardvertragsklauseln zur Selbstunterzeichnung bereit und speichert Anrufdaten standardmäßig ohne automatische Löschung; je Agent stellst du 1 Tag bis 2 Jahre ein. Bei Vapi ist der DPA laut Nutzungsbedingungen (Stand 14.09.2026) Vertragsbestandteil, Rohdaten bewahrt Vapi ohne Success Package laut Preisseite 14 Tage auf. Bei smao starten neue Organisationen mit 60 Tagen Aufbewahrung, danach löscht smao Anrufe mit Transkript und Aufnahme automatisch; Backups und versandte E-Mails folgen eigenen Regeln. Prüfe bei jedem Anbieter, wo Aufnahmen und Transkripte liegen, wie lange sie gespeichert werden und welche Unterauftragsverarbeiter beteiligt sind.

Was kostet Synthflow?

Synthflow nennt auf der Preisseite nur Enterprise-Verträge ab 30.000 $ im Jahr, rechnerisch 2.500 $ im Monat; einen öffentlichen Minutenpreis gibt es nicht (abgerufen am 06.10.2026). Den Endpreis legt Synthflow nach Anrufvolumen, Parallelität, Telefonie, Integrationen, Sicherheitsanforderungen und Launch-Support fest.

Ob du Synthflow kostenlos testen kannst, beantworten Synthflows Seiten unterschiedlich: Die FAQ der Startseite nennt am selben Tag einen kostenlosen Start und danach Pay-as-you-go, ohne Angaben zu Dauer oder Freiminuten. Kläre die Konditionen direkt mit Synthflow; ältere Preisangaben aus Drittquellen können abweichen.

smao veröffentlicht seine Tarife in Euro auf der Preisseite, mit Pay as you Go ohne Mindestlaufzeit. Die Kostenfaktoren erklärt der Beitrag Was ein KI-Telefonassistent kostet.

Was kosten Synthflow, Vapi, Retell AI und smao?

Synthflow nennt auf der Preisseite nur Enterprise-Verträge ab 30.000 $ im Jahr. Vapi und Retell AI rechnen pro Minute in US-Dollar ab. smao rechnet in Euro ab, pro Minute oder im Monatstarif mit Inklusivminuten; KI-Modelle und Telefonie sind inklusive. Bei Vapi kommen zur Hosting-Gebühr von 0,05 $ pro Minute die Kosten der gewählten Anbieter für Spracherkennung, Sprachmodell, Sprachsynthese und Transport hinzu. Der Preisrechner von Vapi schätzt mit Standardeinstellungen 82 bis 129 $ für 1.000 Minuten; Transport setzt er dabei mit 0 $ an, was nur für Vapi-eigene Nummern mit US-Vorwahl gilt. Nach diesem Rechner liegt Vapi pro Minute unter den veröffentlichten Minutenpreisen aller smao-Tarife, wenn dein Team den Agenten selbst zusammenstellt und pflegt. Dazu kommen bei Vapi optionale Pakete ab 29 $ im Monat, bei Retell AI 2 $ im Monat je bei Retell gekaufter Nummer und ab dem 21. parallelen Anruf 8 $ im Monat je Anruf. Bei smao ist in Pay as you Go keine Rufnummer inklusive; jede smao-Rufnummer kostet dort 5 € im Monat, bei smao-Rufnummern kommen Weiterleitungsminuten dazu. Alle Preise laut Preisseiten der Anbieter, abgerufen am 06.10.2026; aktuelle Konditionen prüfst du direkt beim Anbieter.

Kann Synthflow Deutsch, und gibt es deutsche Rufnummern?

Ja, Synthflow unterstützt Deutsch für Spracherkennung und Sprachausgabe, auch im mehrsprachigen Modus mit Sprachwechsel. Deutsche Rufnummern kaufst du bei Synthflow dagegen nicht direkt.

Für nicht-englische Sprachen empfiehlt Synthflow laut Sprachdoku die eigene Spracherkennung „Synthflow STT“ und ein mehrsprachiges Stimmmodell wie „Synthflow TTS“. Im Modus „Multilingual“ spricht Synthflow TTS gemischtsprachige Texte laut Voice-Konfiguration korrekt, Betonung und Akzent bleiben aber englisch geprägt; für einen durchgehend deutschen Akzent stellst du Deutsch fest ein. Prüfe in Probeanrufen auf Deutsch, wie der Agent Namen und Fachbegriffe verarbeitet.

Kaufen lassen sich laut Rufnummern-Doku nur Nummern aus den USA, Kanada und Australien. Eine deutsche Nummer bindest du über ein eigenes Twilio-Konto ein oder importierst sie per SIP; SIP-Import und eigene Telefonanlagen setzen laut Anleitung einen Enterprise-Vertrag voraus.

Bei smao ist Deutsch die Standardsprache: Neue Assistenten starten auf Deutsch, mit einer Sprache je Assistent und ohne automatischen Sprachwechsel im Gespräch. Glossar, Ausspracheregeln und eine optionale Korrektur von Eigennamen stellst du selbst ein. Jeder Assistent bekommt beim Anlegen automatisch eine smao-Rufnummer, standardmäßig eine deutsche. In Pay as you Go kostet eine smao-Rufnummer 5 € im Monat, Advanced enthält 3 Rufnummern.

Deutsche Rufnummer und Datenregion laut Anbieter

Laut ihren Anleitungen zu Rufnummern (Vapi, Retell AI, Synthflow) bieten Vapi, Retell AI und Synthflow keine deutschen Nummern direkt an; eine deutsche Nummer bindest du dort per Import oder über einen eigenen SIP-Trunk ein. Bei der Datenregion unterscheiden sich die Angaben: Vapi dokumentiert eine EU-Region, Retell AI betreibt laut Compliance-Dokumentation derzeit keine Dienste in der EU, und bei Synthflow legst du beim Anlegen des Workspace einen EU- oder US-Cluster fest. Die Tabelle gibt die Angaben der Anbieter wieder, Stand 06.10.2026. Welche Daten tatsächlich wohin fließen, hängt bei jedem Anbieter von Konfiguration, angebundenen Diensten und Vertrag ab.

Gibt es Synthflow als White-Label für Agenturen?

Ja, sofern im Kundenkonto freigeschaltet: Laut Dokumentation können eigenes Branding, Subaccounts und Weiterverkauf zu Synthflows White-Label- und Agenturfunktionen gehören, die Anleitung zum Admin-Dashboard beschreibt zusätzlich eine eigene Domain. Für den DACH-Raum gibt es eigene Vertriebs-AGB, die den Weiterverkauf auch unter eigener Marke vorsehen. Die Weiterberechnung an Endkunden über Stripe hat Synthflow am 15.09.2026 entfernt; Partner rechnen seitdem über eigene Systeme ab.

Bei smao richtet das smao-Team White-Label unter deiner Domain und Marke ein, mit deinem Logo, deiner Login-Seite und deinen Rechtstexten. Du rechnest selbst mit deinen Kunden ab und kaufst bei smao die Nutzung ein; die Konditionen gibt es auf Anfrage.

Wann ist Synthflow die richtige Wahl?

Synthflow passt, wenn du ab 30.000 $ im Jahr budgetierst (Preisseite, abgerufen am 06.10.2026) und einen Enterprise-Vertrag mit einem Anbieter aus Berlin suchst. Dafür sprechen deutsches Recht in den DACH-AGB, ein wählbarer EU-Cluster und im Trust Center gelistete Compliance-Angaben (SOC 2 Type 2, ISO/IEC 27001, ISO/IEC 42001:2023, PCI DSS v4.0.1, HIPAA). Contact-Center, die Five9, RingCentral oder 8x8 nutzen, finden diese Anbieter in Synthflows Liste nativer Integrationen. Für Wiederverkäufer gibt es eigene Vertriebs-AGB für den DACH-Raum.

Synthflow Alternativen: 6 Optionen im Überblick

Alternativen zu Synthflow sind unter anderem smao, Vapi, Retell AI, fonio.ai, LiveKit Agents und Parloa. Welche passt, hängt davon ab, ob du einen fertigen KI-Telefonassistenten, eine Entwicklerplattform oder eine Lösung für große Contact-Center suchst. smao steht zuerst, weil diese Seite von smao stammt; danach folgen die Anbieter nach Nähe zu Synthflow, mit Angaben der Anbieter, Stand 06.10.2026. Alle Einzelvergleiche von smao stehen unter Vergleiche.

smao

smao ist ein KI-Telefonassistent, der Anrufe annimmt, das Anliegen klärt und strukturiert an dein Team übergibt, mit Hosting der smao Cloud in Deutschland. Du startest im Self-Service mit 50 Freiminuten und rechnest danach pro Minute oder im Monatstarif ab. Produktteams nutzen in allen Tarifen eine REST-API mit 60 Operationen für Assistenten, Wissen, Webhook-Tools, Outbound-Anrufe und Transkripte; Rufnummern lassen sich nicht per API verwalten.

Passt, wenn du eine deutsche Rufnummer direkt beim Assistenten willst und keine eigene Voice-Infrastruktur betreiben möchtest.

Vapi

Vapi ist laut eigener Dokumentation eine Entwicklerplattform der Vapi Inc. (USA) zum Bauen von Sprach-KI-Agenten, die Anrufe tätigen und entgegennehmen; die Infrastruktur betreibt Vapi. Eine EU-Region ist dokumentiert, das zugehörige Paket nicht.

Passt, wenn dein Team Spracherkennung, Sprachmodell und Stimme selbst auswählen und den Agenten selbst konfigurieren will. Mehr zu EU-Region, Minutenpreis und deutschen Rufnummern bei Vapi steht im Faktencheck zu Vapi.

Retell AI

Retell AI ist eine Plattform der Retell AI, Inc. aus Redwood City (Kalifornien) für KI-Sprach- und Chat-Agenten mit integrierter Telefonie, gebaut per Drag-and-drop-Flow oder Prompt (Dokumentation). Laut Compliance-Dokumentation betreibt Retell AI derzeit keine Dienste in der EU.

Passt, wenn du einen Flow-Builder mit gebündelter Telefonie suchst und keine EU-Datenregion brauchst. Mehr zu Datenstandort, DPA und Preisen bei Retell AI steht im Faktencheck zu Retell AI.

fonio.ai

fonio.ai ist ein KI-Telefonassistent aus Österreich („Made in Austria“), dessen Website unter anderem Arztpraxen, Steuerberater, Anwälte und Handwerksbetriebe anspricht. Das Paket Solo für den Telefonassistenten kostet laut Preisseite netto 99 € pro Monat bei jährlicher und 119 € pro Monat bei monatlicher Abrechnung (abgerufen am 06.10.2026).

Passt, wenn du als kleiner Betrieb ein Paket mit festem Monatspreis suchst.

LiveKit Agents

LiveKit Agents ist ein Open-Source-Framework (Apache 2.0) für Echtzeit-Sprachagenten, das Telefonie unterstützt und sich in der LiveKit Cloud oder in einer eigenen Umgebung betreiben lässt (Dokumentation).

Passt, wenn dein Team die gesamte Pipeline selbst entwickeln und betreiben will; auf eigenen Servern liegen Modellwahl, Betrieb und Datenschutz dann bei dir.

Parloa

Parloa ist eine KI-Agent-Management-Plattform der Parloa GmbH aus Berlin (Impressum) für den Kundenservice großer Unternehmen, mit Anbindung an Contact-Center- und CRM-Systeme (Plattform).

Passt für große Contact-Center, die Kundenservice über viele Systeme hinweg automatisieren wollen.

Wie unterscheidet sich smao von Synthflow?

smao ist ein fertiger KI-Telefonassistent, Synthflow eine Voice-AI-Plattform, mit der Unternehmen eigene KI-Telefonagenten aufsetzen und betreiben. Der KI-Telefonassistent von smao nimmt Anrufe an, beantwortet Standardfragen aus freigegebenem Wissen, nimmt Rückrufwünsche auf und leitet weiter. Er entlastet dein Team bei Überlauf und in Randzeiten; Fachfragen und Entscheidungen bleiben bei deinem Team.

Die smao Cloud wird in Deutschland gehostet; Gespräche laufen ohne OpenAI und ohne US-KI-Subprozessoren in der Gesprächsverarbeitung. Standardmäßig stellt sich der Assistent zu Beginn des Gesprächs als KI vor; die Begrüßung passt du selbst an. Neue Organisationen starten mit 60 Tagen Aufbewahrung und automatischer Löschung, die Frist stellst du zwischen 1 und 365 Tagen ein. On-Premises plant smao als eigenes Projekt; Synthflow führt auf seiner Vergleichsseite ebenfalls eine On-Prem-Option.

Als Systemhaus oder Agentur bietest du smao als White-Label unter eigener Domain und Marke an. Für Produktteams gibt es die API-Dokumentation, die Tarife stehen auf der Preisseite.