Vapi AI im Faktencheck: DSGVO, Preise & Alternativen 2026

Was ist Vapi AI?

Vapi (oft „Vapi AI“ genannt, nach der Domain vapi.ai) ist laut eigener Dokumentation eine Entwicklerplattform der Vapi Inc. (USA) zum Bauen von Sprach-KI-Agenten, die Anrufe tätigen und entgegennehmen; die nötige Infrastruktur betreibt Vapi. Vertragspartner ist laut Nutzungsbedingungen (Stand 14.09.2026) die Vapi Inc., eine Gesellschaft nach dem Recht des US-Bundesstaats Delaware. Die Pressemitteilung zur Series-B-Finanzierung vom 12.05.2026 ist in San Francisco datiert.

Ein Agent bei Vapi kombiniert Anbieter für Spracherkennung, Sprachmodell und Sprachausgabe. Du wählst sie selbst, hinterlegst eigene API-Schlüssel oder bindest selbst gehostete Modelle an. Entwickler bauen per API; für alle anderen gibt es laut Plattformseite eine grafische Oberfläche. Fertige Anbindungen nennt die Integrationsübersicht unter anderem für Make, n8n, Slack und GoHighLevel; weitere Dienste bindest du über API-Requests oder MCP-Server an. Auf der Startseite spricht Vapi auch Großunternehmen an.

Typische Gründe für den Blick auf Alternativen: Das Team will Aufbau und Betrieb nicht selbst übernehmen. Das Unternehmen braucht eine deutsche Rufnummer ohne eigenen Telefonievertrag oder einen Betrieb auf eigener Infrastruktur. Ein IT-Systemhaus oder eine Agentur will ein fertiges Produkt unter eigener Marke anbieten.

Offenlegung: Diese Seite stammt von smao, einem der verglichenen Anbieter. Alle Angaben zu Vapi und den anderen Anbietern stammen aus deren eigenen Seiten und Dokumenten, Stand 06.10.2026. Die Seite gibt diese Angaben wieder, sie enthält keine eigenen Messungen.

Vapi auf einen Blick

Vapi ist eine nutzungsbasiert abgerechnete Entwicklerplattform aus den USA mit dokumentierter EU-Region; On-Premises bietet Vapi nicht an, und deutsche Rufnummern kommen laut Dokumentation von anderen Telefonieanbietern. Die Tabelle fasst Vapis eigene Angaben zusammen, Stand 06.10.2026. Die Spalte Quelle nennt die jeweilige Vapi-Seite, die Links stehen in den Quellen am Ende der Seite.

Ist Vapi DSGVO-konform?

Ob ein Einsatz von Vapi DSGVO-konform ist, lässt sich nicht pauschal sagen: Vapi dokumentiert eine EU-Region, einen AVV und Garantien wie Standardvertragsklauseln für Übermittlungen in die USA, die Bewertung hängt aber von Region, Paket, gewählten Anbietern, Aufbewahrung und Vertrag ab. Die folgenden Angaben stammen von Vapi, Stand 06.10.2026.

Region: Vapi dokumentiert eine EU-Region mit eigenem Dashboard, eigener API und eigenem SIP-Host. Jede Organisation gehört genau einer Region an, mit allen Assistenten, Nummern und Zugangsdaten. Laut Nutzungsbedingungen hängt die Wahl der Region vom Service-Tarif ab. Auch in der EU-Region behält sich Vapi begrenzte grenzüberschreitende Übermittlungen vor, soweit sie für Bereitstellung, Support, Sicherheit oder Wartung nötig sind, jeweils mit geeigneten Garantien. In welchem Paket die EU-Region enthalten ist, nennen Preisseite und Dokumentation nicht.

Übermittlungen: Laut DSGVO-Seite übermittelt Vapi personenbezogene Daten auch außerhalb der EU, vor allem in die USA, auf Basis von Garantien wie Standardvertragsklauseln. Seit dem 31.07.2026 verarbeitet der Dienstleister WorkOS laut Trust Center Anmeldedaten von Nutzern, etwa Name, E-Mail-Adresse und IP-Adresse, auf Infrastruktur in den USA. Die Übermittlung stützt Vapi auf Standardvertragsklauseln. Aufnahmen und Transkripte sind laut Vapi nicht betroffen.

Unterauftragsverarbeiter: Die Liste im Trust Center hat 22 Einträge. KI-Anbieter für Spracherkennung, Sprachmodell und Stimme sind dort nur bei Nutzung eingebunden; als Standort steht meist „United States, EU“, drei Einträge sind nur mit „United States“ aufgeführt. Seit dem 14.09.2026 führt Vapi zusätzlich „Optional Providers“. Sie sind standardmäßig deaktiviert, und die Zusagen des AVV zu Unterauftragsverarbeitern gelten für sie laut Vapi nicht. Ob du dafür eigene Vereinbarungen brauchst, prüfst du selbst.

Die smao Cloud wird in Deutschland gehostet; Gespräche laufen ohne OpenAI und ohne US-KI-Subprozessoren in der Gesprächsverarbeitung. Auch bei smao prüfst du Datenwege und Unterauftragsverarbeiter: smao dokumentiert die Datenpfade und stimmt AVV und TOMs auf deinen Einsatz ab. Angebundene Dienste prüfst du bei jedem Anbieter zusätzlich.

Die folgende Checkliste gilt für jeden Anbieter, auch für smao. Sie ersetzt keine Rechtsberatung; deinen konkreten Einsatz bewerten Datenschutzbeauftragte oder Fachleute für Datenschutzrecht.

• AVV nach Art. 28 DSGVO prüfen: Nach Abs. 3 lit. h muss der Vertrag vorsehen, dass der Auftragsverarbeiter Nachweise bereitstellt und Überprüfungen einschließlich Inspektionen ermöglicht.
• Unterauftragsverarbeiter und aktivierte Optional Providers mit den Anbietern abgleichen, die dein Agent nutzt.
• Übermittlungen in Drittländer nach Art. 44 ff. DSGVO prüfen, zum Beispiel auf Standarddatenschutzklauseln (Standardvertragsklauseln) nach Art. 46 Abs. 2 lit. c.
• Klären, wo Aufnahmen und Transkripte liegen und wann sie gelöscht werden; die DSGVO verlangt Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e).
• Aufzeichnung klären: § 201 StGB stellt das unbefugte Aufnehmen des nichtöffentlich gesprochenen Wortes unter Strafe.
• KI-Hinweis planen: Nach Art. 50 Abs. 1 der KI-Verordnung müssen Anbieter KI-Systeme, die direkt mit Menschen interagieren, so gestalten, dass die Betroffenen von der Interaktion mit einer KI erfahren, sofern das nicht offensichtlich ist. Mehr im Beitrag zur EU-KI-Verordnung in der KI-Telefonie.

Wie lange speichern Vapi, Retell AI, Synthflow und smao Anrufdaten?

Vapi speichert Rohdaten ohne Success Package laut Preisseite 14 Tage, Retell AI löscht Anrufdaten standardmäßig nicht automatisch, bei Synthflow lässt sich je Agent eine Löschung nach 30 Tagen zuschalten, und smao löscht bei neuen Organisationen nach 60 Tagen automatisch. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV, englisch DPA) bieten alle vier an: Vapi als Teil der Nutzungsbedingungen, Retell AI zur Selbstunterzeichnung, Synthflow laut AGB für den DACH-Raum auf Anfrage, smao abgestimmt auf den konkreten Einsatz. Prüfe bei jedem Anbieter, wo Aufnahmen und Transkripte liegen und welche Unterauftragsverarbeiter beteiligt sind.

Was kostet Vapi pro Minute?

Vapi berechnet laut Preisseite 0,05 $ pro Minute für das Hosting; Spracherkennung, Sprachmodell, Sprachausgabe und Transport kommen zum Listenpreis der jeweiligen Anbieter hinzu, ohne Aufschlag. Alle Preise in US-Dollar, abgerufen am 06.10.2026.

Mit den Standardeinstellungen schätzt der Preisrechner für 1.000 Minuten im Monat 82 bis 129 $, davon 50 $ Hosting. Den Transport setzt er mit 0 $ an. Das gilt für Vapi-Telefonie, also für Vapi-eigene Nummern mit US-Vorwahl. Eine deutsche Nummer kommt von einem externen Telefonieanbieter, der den Transport selbst abrechnet. Als Beispiele nennt die Preisseite diese Transportgebühren; welcher Tarif für deutsche Nummern gilt, legt der jeweilige Anbieter fest:

• Twilio: 0,008 $ pro Minute eingehend, 0,014 $ ausgehend
• Vonage: 0,00814 $ pro Minute
• Telnyx: 0,0055 $ pro Minute

Kann ich Vapi kostenlos testen?

Ja, mit Startguthaben: Laut Preisseite bekommst du zum Einstieg 5 $ Guthaben, eine Vapi-Nummer mit US-Vorwahl und 4 parallele Anrufe; danach zahlst du im Voraus nach verbrauchten Minuten. Retell AI nennt 10 $ Startguthaben, smao 50 Freiminuten ohne Kreditkarte.

Optional bietet Vapi Success Packages an: Core für 29 $ im Monat, Pro für 10 % der Hosting-Gebühren mit mindestens 999 $ im Monat, Premier zu individuellen Konditionen. Die Pakete entscheiden auch über die Aufbewahrung: Ohne Paket speichert Vapi Rohdaten 14 Tage, mit jedem Paket ist Zero Data Retention enthalten.

Nicht auf der Rechnung von Vapi steht die Arbeit deines Teams: Anbieter auswählen, den Agenten aufbauen, Nummern anbinden und den Agenten im Betrieb pflegen.

Vapi, Retell AI oder Synthflow: Was kostet was?

Vapi und Retell AI rechnen pro Minute in US-Dollar ab, Synthflow nennt nur Enterprise-Verträge ab 30.000 $ im Jahr, und smao rechnet in Euro ab. Bei Vapi kommen zu 0,05 $ Hosting pro Minute die Kosten der gewählten Anbieter hinzu; die Preisseite von Retell AI nennt 0,07 bis 0,31 $ pro Minute, die Preisseite von Synthflow keinen Minutenpreis. Nach Vapis eigenem Preisrechner liegt Vapi pro Minute unter den veröffentlichten smao-Minutenpreisen, wenn dein Team den Agenten selbst zusammenstellt und betreibt; bei deutschen Nummern kommt der Transport des Telefonieanbieters hinzu. smao rechnet ein fertiges Produkt ab, KI-Modelle und Telefonie sind im Minutenpreis enthalten: smao Preise und Tarife. Alle Preise laut Preisseiten der Anbieter, abgerufen am 06.10.2026.

Kann Vapi Deutsch, und gibt es deutsche Rufnummern?

Vapi kann Deutsch, wenn der gewählte Anbieter für Spracherkennung und Stimme Deutsch unterstützt; deutsche Rufnummern bietet Vapi nicht direkt an. Laut Plattformseite unterstützt Vapi neben Englisch, Spanisch und Mandarin mehr als 100 weitere Sprachen, abhängig von diesen Anbietern. Die Dokumentation rät, Stimmanbieter je Sprache auszuprobieren, weil die Stimmqualität zwischen Sprachen variieren kann.

Kostenlose Vapi-Nummern haben laut Anleitung eine US-Vorwahl, erlauben nur Gespräche innerhalb der USA und nehmen nur eingehende Anrufe an. Für eine deutsche Nummer importierst du eine Nummer eines anderen Anbieters oder bindest einen SIP-Trunk an. Die SIP-Dokumentation nennt Plivo, Telnyx und Zadarma sowie einen eigenen Trunk für beliebige SIP-Anbieter. Vor dem Start prüfst du drei Punkte:

• Welcher Telefonieanbieter stellt die deutsche Nummer, und was kostet der Transport pro Minute?
• Liegen Nummer und SIP-Zugangsdaten in derselben Region wie deine Vapi-Organisation? Die EU-Region hat laut Vapi einen eigenen SIP-Host.
• Wie geht der Agent in Probeanrufen auf Deutsch mit Namen, Fachbegriffen und typischen Anliegen deiner Anrufer um?

Deutsch und Rufnummern bei smao

Bei smao ist Deutsch die Standardsprache: Neue Assistenten starten auf Deutsch, eine Sprache je Assistent, ohne automatischen Sprachwechsel im Gespräch. Glossar, Ausspracheregeln und eine optionale Korrektur von Eigennamen stellst du selbst ein. Jeder Assistent bekommt beim Anlegen automatisch eine smao-Rufnummer, standardmäßig eine deutsche. Eigene Nummern leitest du per Rufumleitung weiter oder bindest sie per SIP-Trunk an. Die Umleitung muss beim Telefonanbieter laufen, der weitergeleitete Anrufe berechnen kann; die SIP-Anbindung stimmt smao mit deiner IT ab.

Welche Anbieter haben deutsche Rufnummern und eine EU-Region?

Vapi, Retell AI und Synthflow verkaufen laut ihren Anleitungen keine deutschen Rufnummern direkt; dort bindest du eine deutsche Nummer per Import oder über einen eigenen SIP-Trunk an. Bei smao bekommt jeder Assistent automatisch eine smao-Rufnummer, standardmäßig eine deutsche. Eine EU-Region dokumentieren Vapi und Synthflow, bei Synthflow als EU-Cluster, den du beim Anlegen des Workspace festlegst. Retell AI betreibt laut Compliance-Dokumentation derzeit keine Dienste in der EU. Die smao Cloud wird in Deutschland gehostet. Welche Daten tatsächlich wohin fließen, hängt bei jedem Anbieter, auch bei smao, von Konfiguration, beteiligten Diensten, angebundenen Systemen und Vertrag ab.

Wann ist Vapi die richtige Wahl?

Vapi passt, wenn dein Team Sprach-KI-Agenten selbst bauen und pflegen will und die Bausteine frei wählen möchte. Das trifft vor allem in diesen Fällen zu:

• Du willst Spracherkennung, Sprachmodell und Stimme selbst auswählen und wechseln, auch mit eigenen API-Schlüsseln oder selbst gehosteten Modellen.
• Du baust Sprach-KI in ein eigenes Produkt ein und brauchst API und SIP-Anbindung; laut FAQ lässt sich Vapi ohne Vapi-Branding einbinden.
• Du brauchst Prüfberichte oder Compliance-Angaben, die Vapi im Trust Center aufführt, etwa SOC 2 Typ II für den Zeitraum 01.07.2025 bis 31.07.2026, HIPAA oder PCI DSS v4.0.1.
• Du hast Kapazität für Aufbau und Pflege der Agenten und rechnest lieber die einzelnen Anbieterkosten pro Minute ab.

Wann Vapi weniger passt

Weniger passt Vapi, wenn du einen fertigen Assistenten für dein Team suchst, eine deutsche Rufnummer ohne eigenen Telefonievertrag brauchst oder den Betrieb auf eigener Infrastruktur planst. On-Premises unterstützt Vapi laut FAQ nicht.

Vapi-Alternativen: 6 Optionen für Unternehmen im DACH-Raum

Für Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz kommen sechs Alternativen zu Vapi infrage: smao, Retell AI, Synthflow, LiveKit Agents, fonio.ai und Parloa. smao steht zuerst, weil es unsere Seite ist; danach folgen die Optionen nach Nähe zu Vapi, ohne Rangfolge. Angaben laut Anbieter, Stand 06.10.2026. Weitere Anbieter ordnet der Marktüberblick ein.

smao

smao ist ein KI-Telefonassistent, der Anrufe annimmt, das Anliegen klärt und strukturiert an dein Team übergibt, mit Hosting der smao Cloud in Deutschland. Passt, wenn du Telefonassistenz im eigenen Unternehmen, im eigenen Produkt oder für deine Kunden einsetzen willst, ohne Voice-Infrastruktur selbst zu betreiben.

Retell AI

Retell AI ist eine Plattform der Retell AI, Inc. aus Redwood City (Kalifornien) für KI-Sprach- und Chat-Agenten, die Unternehmen per Drag-and-drop-Flow oder Prompt bauen, testen und betreiben; die Telefonie ist integriert (Dokumentation). Passt, wenn du einen visuellen Flow-Builder mit eingebauter Telefonie suchst. Laut Compliance-Dokumentation betreibt Retell AI derzeit keine Dienste in der EU. Die Preisseite nennt 20 parallele Anrufe inklusive. Mehr zu Datenstandort, DPA und Preisen bei Retell AI steht im Faktencheck zu Retell AI.

Synthflow

Synthflow ist eine Voice-AI-Plattform der AgentFlow AI GmbH aus Berlin für KI-Telefonagenten bei ein- und ausgehenden Anrufen. Die Preisseite nennt Enterprise-Verträge ab 30.000 $ pro Jahr (abgerufen am 06.10.2026). Passt, wenn du ein Enterprise-Budget hast und Daten in einem EU-Cluster halten willst, den du beim Anlegen des Workspace festlegst. Mehr zu EU-Cluster, Enterprise-Preisen und White-Label bei Synthflow steht im Faktencheck zu Synthflow.

LiveKit Agents

LiveKit Agents ist ein Open-Source-Framework (Apache 2.0) für Echtzeit-Sprachagenten, das Telefonie unterstützt und sich in der LiveKit Cloud oder in einer eigenen Umgebung betreiben lässt (Dokumentation). Passt, wenn dein Team die Pipeline selbst entwickeln und betreiben will; auf eigenen Servern liegen Modellwahl, Betrieb und Datenschutz dann bei dir.

fonio.ai

fonio.ai ist ein KI-Telefonassistent aus Österreich („Made in Austria“), dessen Website unter anderem Arztpraxen, Steuerberater, Anwälte und Handwerksbetriebe anspricht. Das Paket Solo für den Telefonassistenten kostet laut Preisseite netto 99 € pro Monat bei jährlicher und 119 € pro Monat bei monatlicher Abrechnung (abgerufen am 06.10.2026). Passt, wenn du für eine Praxis, Kanzlei oder einen Handwerksbetrieb einen fertigen Assistenten mit Monatspaketen suchst.

Parloa

Parloa ist eine KI-Agent-Management-Plattform der Parloa GmbH aus Berlin für den Kundenservice großer Unternehmen, mit Anbindung an Contact-Center- und CRM-Systeme (Plattformseite). Passt, wenn du im Kundenservice eines großen Unternehmens KI-Agenten an vorhandene Contact-Center- und CRM-Systeme anbinden willst.

smao als Alternative zu Vapi: KI-Telefonassistent mit API

smao ist ein fertiger KI-Telefonassistent für Unternehmen, keine Entwicklerplattform: Er nimmt Anrufe an, klärt das Anliegen, beantwortet Standardfragen aus freigegebenem Wissen und übergibt Ticket, Rückrufwunsch oder Weiterleitung strukturiert an dein Team. Er entlastet bei Überlauf, Randzeiten und wiederkehrenden Fragen; was Menschen klären müssen, bleibt bei deinem Team. Mehr auf der Seite zum KI-Telefonassistenten.

Für Produktteams gibt es eine REST-API in allen Tarifen. Mit ihren 60 Operationen legst du Assistenten, Prompts, Wissenseinträge, Glossar, Ausspracheregeln, Weiterleitungen und Webhook-Tools an. Du löst ausgehende Anrufe aus, standardmäßig bis zu 60 pro Stunde je API-Key, und liest Anrufe mit Transkript und Analyse aus. In Version 1.6.1 lassen sich Rufnummern nicht per API wählen oder kaufen, und Ereignis-Webhooks kannst du nicht abonnieren. Die Referenz steht unter docs.smao.ai.

Die smao Cloud wird in Deutschland gehostet, smao ruft keine OpenAI-Dienste auf, und zu Beginn des Gesprächs stellt sich der Assistent standardmäßig als KI vor. On-Premises ist projektbezogen auf deiner eigenen Infrastruktur möglich, White-Label mit eigener Domain und Marke richtet das smao-Team ein.

Du startest mit 50 Freiminuten, ohne Kreditkarte und ohne Setup-Fee; die Einrichtung eines eigenen SIP-Trunks kostet im Pay as you Go 99 € einmalig. Danach zahlst du 0,35 € pro Minute im Pay as you Go, dazu 5 € im Monat je smao-Rufnummer, oder wählst einen Tarif auf der Preisseite.