Umbuchungen direkt am Telefon erledigen.
smao nimmt Verschiebungswünsche entgegen, prüft Alternativtermine in Echtzeit und schließt die Umbuchung direkt im Gespräch ab.
Commerce
So funktioniert's
Vom Umbuchungswunsch bis zum bestätigten neuen Termin, ohne Rückruf und ohne manuelle Kalenderarbeit.
- Anruf geht ein
smao nimmt Umbuchungswünsche rund um die Uhr entgegen, auch wenn das Team nicht erreichbar ist.
- Originaltermin identifiziert
Der Assistent identifiziert den bestehenden Termin über Name, Datum oder Buchungsnummer.
- Alternativtermine geprüft
smao ruft verfügbare Zeitslots in Echtzeit ab und schlägt passende Alternativen vor.
- Umbuchung bestätigt
Der neue Termin wird direkt gebucht, der alte freigegeben und die Bestätigung automatisch versendet.
Commerce
Was smao für Terminverschiebungen leistet
Umbuchungswünsche rund um die Uhr aufnehmen, Alternativen sofort prüfen und den neuen Termin direkt bestätigen.
- Umbuchungswünsche rund um die Uhr telefonisch entgegennehmen
- Bestehenden Termin über Name, Datum oder Buchungsnummer identifizieren
- Verfügbare Alternativtermine in Echtzeit aus dem Kalender abrufen
- Umbuchung direkt im Gespräch abschließen und bestätigen
- Alten Termin freigeben und neuen sofort im Kalender eintragen
- Bestätigungs-E-Mail mit ICS-Anhang automatisch versenden
Umbuchungen direkt in cal.com abschließen, mit automatischer Kalender-Aktualisierung.
Umbuchungen in bestehende Calendly-Flows einfügen, ohne manuellen Eingriff.
Terminstatus und Umbuchung am Kontakt in HubSpot automatisch aktualisieren.
Hosting in DeutschlandKein KI-Training mit Kundendatenohne OpenAI
Demo
Transkript eines echten Anrufs mit smao
Terminverschiebung eines Kunden
Ein echter Anruf, automatisch von smao übernommen.
Wirtschaftlichkeit
Was die Automatisierung konkret einspart
Einsparungen und Automatisierungspotenzial für deinen Terminverschiebung-Prozess auf einen Blick.
ROI-Check für Terminverschiebung
Überschlage deinen groben Return on Invest mit smao.
Annahme: 42 €/Std. Agentenkosten.
Datenschutz-Architektur
Datenschutz und Sicherheit
Für Terminverschiebung in DACH entwickelt: Hosting in Deutschland, klare Datenflüsse und kein KI-Training mit Kundendaten.
Kein KI-Training mit Kundendaten, jemals. Eigene Codebasis. Saubere Mandantentrennung.
Die smao Cloud wird in Deutschland gehostet. Gespräche werden ohne OpenAI und ohne US-KI-Subprozessoren verarbeitet.
Rollen, Aufbewahrung und Löschung werden passend zum konkreten Einsatz festgelegt.
Transparenz, Dokumentation und Betreiberpflichten werden für den Anwendungsfall geprüft.
Häufige Fragen aus dem Betrieb
Antworten zu Betrieb, Integrationen und Datenschutz für Terminverschiebung.
Wie schnell ist Terminverschiebung einsatzbereit?
In der Regel in wenigen Tagen produktiv. Der konkrete Aufwand hängt von Routing-Regeln, Integrationen und internen Freigaben ab.
Was wird von meinem Team für den Start benötigt?
Wir benötigen die Zielprozesse, Zuständigkeiten, Eskalationsregeln und die gewünschten Übergabeziele (z. B. CRM, Helpdesk, E-Mail).
Wie stellen wir sicher, dass nichts verloren geht?
Jeder Schritt wird protokolliert. Offene oder ungeklärte Fälle können regelbasiert eskaliert und an definierte Teams gemeldet werden.
Welche Systeme können angebunden werden?
Je nach Use Case binden wir CRM, Helpdesk, Kalender und Team-Tools per One-Click-Integrationen, API oder Webhooks an.
Wie sieht ein typischer Datenfluss aus?
Anruf -> strukturierte Variablen/Analyse -> Routing/Workflow -> Übergabe an Zielsystem wie CRM, Ticketing oder Chat.
Können wir eigene Felder und Workflows nutzen?
Ja. Variablen, Bedingungen und Übergaben lassen sich auf deine vorhandenen Prozesse und Datenmodelle abstimmen.
Ist der Einsatz DSGVO-konform möglich?
smao unterstützt eine datenschutzgerechte Ausgestaltung. Die konkrete Bewertung hängt von Zweck, Rechtsgrundlage, Aufbewahrung, Integrationen und gewähltem Betriebsmodell ab.
Wo werden die Daten verarbeitet?
Die smao Cloud wird in Deutschland gehostet und verarbeitet Gespräche ohne OpenAI oder US-KI-Subprozessoren. Verbindungen zu Telefonie und Integrationen werden separat dokumentiert.
Wie werden Zugriffe kontrolliert?
Benötigte Rollen, Freigaben und Nachweise werden für den konkreten Einsatz festgelegt.
Terminverschiebung ist einer von über 20 Anwendungsfällen, die der smao KI-Telefonassistent abdeckt — mit Cloud-Hosting in Deutschland, ohne OpenAI und in unter 15 Minuten testbar.
Hosting in Deutschland · Kein KI-Training